Pengantar Komunikasi Bisnis

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pengantar Komunikasi Bisnis

Seperti yang kita ketahui bersama jika komunikasi merupakan elemen terpenting yang diberikan Tuhan kepada manusia, karena dengan komunikasi kita menjadi mahluk hidup bukan benda lagi, komunikasi bisa menghidupkan nyawa sosial yang menjadi harapan kita untuk tetap berperan sebagai manusia. Selain komunikasi ada juga faktor penting yang harus kita lakukan, yaitu bisnis, yah bisnis, karena dengan bisnis kita bisa menghasilkan simbiosis mutualisme untuk memenuhi kebutuhan dan hasrat hidup kita sebagai manusia.

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau informasi diantara dua orang atau lebih dengan harapan terjadinya pengaruh yang positif atau menimbulkan efek tertentu yang diharapkan. Komunikasi adalah persepsi dan aspresiasi. Bisnis dan komunikasi sebagai sama-sama proses sosial, kita akan sampai pada kesimpulan bahwa komunikasi adalah bisnis dan sebaliknya, bisnis adalah komunikasi.

Kemajuan di bidang transformasi informasi (komunikasi) juga berlangsung sangat pesat, sehingga informasi tentang keadaan tertentu dapat disampaikan tanpa tergantung jarak geografis. Kemajuan dibidang komunikasi (media massa) telah mempengaruhi pola-pola bisnis antarmanusia.

Bisnis dan komunikasi sama-sama memulai kegiatannya dengan melakukan proses produksi. Lebih jelasnya bisa dijelaskan sebagai berikut:

• Dalam komunikasi, yang diproduksi dinamakan informasi, sedangkan dalam bisnis, yang diproduksi adalah barang dan jasa.

• Bisnis dan komunikasi menyampaikan produk tersebut kepada pihak lain. Dalam komunikasi, pihak lain disebut communicator, audience, destination, dst. Sementara dalam kegiatan bisnis pihak lain sering disebut konsumen, klien, buyer, dst.

• Komunikasi dan bisnis sama-sama menimbulkan reaksi tertentu dan mempunyai hambatan-hambatan yang spesifik.

Komunikasi Bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam jenis dan bentuk komunikasi untuk mencapai tujuan bisnis.

Pada dasarnya ada dua bentuk komunikasi yang umum digunakan dalam dunia bisnis, yaitu, komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal.

Dalam dunia bisnis, reputasi dan kredibilitas harus dibangun agar kustomer merasa nyaman hingga memberikan kepercayaannya pada anda. Terutama dalam hubungan bisnis jangka panjang dengan pekerja dan kustomer, memiliki kepekaan profesionalisme akan menghadirkan banyak nilai positif. Disinilah perlunya memainkan peran komunikasi bisnis. Keberhasilan bisnis apapun tergantung pada efektivitas komunikasi. Semakin efektif sebuah komunikasi, semakin positif nilai yang dihasilkan. Efektivitas sebuah komunikasi sesungguhnya diukur dari seberapa jauh menghasilkan aksi dari audiens dan pembaca.

1.2 Tujuan Komunikasi Bisnis

• Mendapatkan pemahaman penuh tentang makna pesan yang diberikan kepada pihak lain, baik didalam maupun diluar organisasi perusahaan.

• Mendapatkan tanggapan, tindakan, atau persetujuan dari si penerima pesan seperti yang diharapkan si pemberi pesan.

• Penemuan diri (Personal discovery)

• Untuk berhubungan dan memelihara hubungan dengan orang lain

• Untuk meyakinkan

• Untuk bermain dan menghibur diri

Kita mendengarkan pelawak, pembicaraan, musik dan film sebagian besar untuk hiburan.

Fungsi Komunikasi Bisnis

Fungsi komunikasi dalam bisnis terdiri dari:

• Fungsi Informatif

Aktivitas yang kita lakukan berperan memberikan informasi tentang bisnis kita, pada saat yang mungkin bersamaan kita juga mencari informasi tentang siapa pesaing kita, bagaimana kondisi perusahaan dan kekuatannya pada market place.

• Fungsi Persuasif

Komunikasi diarahkan untuk memberikan treatment agar orang lain merubah sikap, pendapat dan perilakunya seperti yang diharapkan oleh komunikator dalam organisasi bisnis. Fungsi ini dijalankan untuk membangun komitmen para pelakunya terhadap organisasi atau lembaga tempat bekerja, dari mulai manajer hingga tukang sapu, sehinggu visi, misi, strategi dan taktik dapat berjalan secara efektif dalam mencapai tujuan bisnis yang telah ditetapkan sebelumnya.

• Fungsi Kontrol

Tanpa adanya fungsi kontrol dalam komunikasi bisnis, operasional organisasi tidak dapat berjalan secara efektif. Artinya mengkomunikasikan atau yang harus dikerjakan atau tidak harus dikerjakan oleh bawahan atau manajer sekalipun.

Fungsi ini dapat berjalan efektif bila;

1. Informasi yang disampaikan jelas, akurat dan tidak mengandung ambiguitas yang berlebihan

2. Komunikasi yang dilakukan sekaligus memperkaya skill bawahan

3. Membuka saluran umpan balik.

• Fungsi Emosi

Fungsi emotif meningkat ke penerapan isi pesan, karena berkaitan dengan rasa suka tidak suka, benci dan cinta, puas atau tidak puas, kegembiraan dan kesedihan, menyenangkan atau kedekatan emosional lainnya.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Efektivitas Komunikasi

Efektivitas komunikasi ditentukan oleh beberapa hal :

1. Persepsi. Komunikator harus dapat memprediksi apakah pesan yang disampaikan dapat diterima komunikan.

2. Ketepatan. Komunikan atau audience memiliki kerangka pikir. Agar komunikasi yang dilakukan tepat sasaran, komunikator perlu mengekspresikan hal yang ingin disampaikan sesuai dengan kerangka pikir komunikan.

3. Kredibilitas. Dalam berkomunikasi, komunikator perlu memiliki suatu keyakinan bahwa komunikan dapat dipercaya. Sebaliknya dia juga harus bisa mendapatkan kepercayaan dari komunikan.

4. Pengendalian. Komunikan memberikan reaksi/umpan balik/feedback terhadap pesan yang disampaikan. Reaksi ini harus bisa diantisipasi sekaligus dikendalikan komunikator sehingga tidak melenceng dari target komunikasi yang diharapkan.

5. Kecocokan. Komunikator yang baik selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang menyenangkan dengan komunikan.

Sementara keterampilan meningkatkan efektivitas komunikasi bisa dilakukan dengan berbagai cara menyangkut komunikasi verbal non verbal, lisan maupun tulisan.

1. Reading

2. Listening

3. Speaking dengan membuat dan melakukan percakapan menarik, melakukan wawancara, kontak dengan kelompok-kelompok lain, membiasakan diri berpidato dan melakukan presentasi.

4. Writing dengan menulis surat, memo, dan laporan.

2.2 Proses Komunikasi Bisnis dalam Perusahaan

Ada lima komponen penting untuk diperhatikan dalam proses komunikasi, yaitu:

a. Pengirim pesan (sender atau komunikator)

b. Pesan yang dikirimkan (message)

c. Bagaimana pesan tersebut disampaikan

d. Penerima pesan (receiver atau komunikan)

e. Umpan balik (feedback) atau effect

Proses komunikasi diawali oleh sumber (source) baik individu maupun kelompok yang berusaha berkomunikasi dengan individu atau kelompok lain, sebagai berikut:

1. Langkah pertama yang dilakukan sumber adalah ideation yaitu penciptaan satu gagasan atau pemilihan seperangkat informasi untuk dikomunikasikan.

2. Langkah kedua dalam penciptaan suatu pesan adalah encoding, yaitu sumber menerjemahkan informasi atau gagasan dalam wujud kata-kata, tanda-tanda atau lambang-lambang yang disengaja untuk menyampaikan informasi dan diharapkan mempunyai efek terhadap orang lain.

3. Langkah ketiga dalam proses komunikasi adalah penyampaian pesan yang telah disandi (encode).

4. Langkah keempat, perhatian diahlikan pada penerima pesan. Jika pesan itu bersifat lisan, maka penerima perlu menjadi seorang pendengar yang baik, karena jika penerima tidak mendengar, pesan tersebut akan hilang. Dalam proses ini, penerima melakukan decoding, yaitu memberikan penafsiran interprestasi terhadap pesan yang disampaikan kepadanya.

5. Proses terakhir dalam komunikasi adalah feedback atau umpan balik yang memungkinkan sumber mempertimbangkan kembali pesan yang telah disampaikannya kepada penerima.

Dalam proses komunikasi semua pesan atau informasi yang dikirim akan diterima dengan berbagai perbedaan oleh penerima pesan/informasi, baik karena perbedaan latar belakang, persepsi, budaya maupun hal lainnya. Untuk itu, suatu pesan atau informasi yang disampaikan hendaknya memenuhi 7 syarat atau dikenal juga dengan 7 C, yaitu :

1. Completeness (Lengkap)

Suatu pesan atau informasi dapat dikatakan lengkap, bila berisi semua materi yang diperlukan agar penerima pesan dapat memberikan tanggapan yang sesuai dengan harapan pengirim pesan.

2. Conciseness (Singkat)

Suatu pesan dikatakan concise bila dapat mengutarakan gagasannya dalam jumlah kata sekecil mungkin (singkat, padat tetapi jelas) tanpa mengurangi makna, namun tetap menonjolkan gagasannya.

3. Consideration (Pertimbangan)

Penyampaian pesan, hendaknya menerapkan empati dengan mempertimbangkan dan mengutamakan penerima pesan.

4. Concreteness (konkrit)

Penyampaian pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang gambalang, pasti dan jelas.

5. Clarity (Kejelasan)

Pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang mudah dimengerti dan mudah diinterpretasikan serta memiliki makna yang jelas.

6. Courtessy (Kesopanan)

Pesan disampaikan dengan gaya bahasa dan nada yang sopan, akan memupuk hubungan baik dalam komunikasi bisnis.

7. Correctness (ketelitian)

Pesan hendaknya dibuat dengan teliti, dan menggunakan tata bahasa, tanda baca dan ejaan dengan benar (formal atau resmi).

2.3 Pentingnya Kemampuan Komunikasi Bisnis

Tantangan seorang manajer di masa depan relatif akan semakin sulit, yang menuntut kemampuan untuk mengkomunikasikan ide gagasan dan tujuan dalam lingkungan organisasinya serta bagaimana menyampaikan produk atau jasa yang dimilikinya kepada pelanggan. Di sisi lain, proses manajemen, adalah suatu aktivitas komunikasi. Terdapat 6 kendala yang mungkin muncul saat manajer mengkomunikasikan bisnis organisasinya, yaitu :

A. Struktur Komunikasi yang Buruk

Struktur komunikasi adalah faktor esensial, yang menentukan baik-buruknya komunikasi bisnis. Tidak penting apakah audiencenya hanya satu orang atau ribuan orang dan sekalipun di tengah bisingnya lingkungan bisnis dan pemasaran, pesan yang disampaikan haruslah terdengar dan dimengerti. Struktur komunikasi yang baik, mengikuti pola :

- Pembukaan

- Isi

- Penutup

B. Penyampaian yang Lemah

Tidak menjadi menjadi masalah, apakah pesan itu penting atau impresif. Namun apabila disampaikannya tanpa “sentuhan yang kuat”, hasilnya tidak akan dapat menyakinkan orang lain sesuai harapan. Disamping itu, meskipun telah dilakukan “sentuhan “ yang sudah tepat ternyata seringkali juga masih memerlukan waktu untuk mendapatkan respons. Pesan yang disampaikan haruslah ‘menyentuh’ secara kuat dan telak, tidak sekedar mengelus-elus atau mengingatkan.

C. Penggunaan Media yang Salah

Perlu untuk mempertimbangkan siapa, dari kalangan atau status sosial mana dan karakteristik unik lainnya dari sasaran yang kita tuju, sehingga kita dapat memilih media yang tepat.

D. Pesan yang Campur Aduk

Pesan yang campur aduk, hanya akan menimbulkan kebingungan atau bahkan cemoohan dari audience. Seperti, larangan untuk memberikan hadiah kepada klien, tetapi pada saat yang sama memberikan pengecualian untuk klien-klien baru

E. Salah Audience

Topik yang dipilih hendaknya relevan dan sesuai dengan ekspektasi audience.

F. Lingkungan yang Mengganggu

Lingkungan yang mengganggu jelas merupakan kendala dalam komunikasi, sehingga pesan yang disampaikan tidak dapat diterima / didengar secara optimal. Seperti Suara penyaji yang tidak cukup terdengar oleh Audience, Suara keras dari luar ruangan, (seperti raungan sirine ambulan atau suara lalu lintas yang padat ), Bunyi handphone dari kantong audience, Interupsi, Sesi bicara yang menegangkan, dsb. Oleh karena itu, perlunya pemilihan tempat yang tepat serta upaya agar audience fokus dengan pesan yang disampaikan.

2.4 Tantangan Kompetensi dalam Komunikasi Bisnis

Komunikasi seringkali terganggu atau bahkan dapat menjadi buntu sama sekali. Faktor hambatan yang biasanya terjadi dalam proses komunikasi, dapat dibagi dalam 3 jenis sebagai berikut :

o Hambatan Teknis

Hambatan jenis ini timbul karena lingkungan yang memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan baru di bidang teknologi komunikasi dan sistim informasi, sehingga saluran komunikasi dalam media komunikasi dapat diandalkan serta lebih efisien.

o Hambatan Semantik

Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau idea secara efektif. Definisi semantik adalah studi atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas, akan tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi. Untuk menghindari mis-komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan karakteristik komunikannya, serta melihat dan mempertimbangkan kemungkinan penafsiran yang berbeda terhadap kata-kata yang digunakannya.

o Hambatan Manusiawi

Hambatan jenis ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh orang-orang yang terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun komunikan.

BAB III

CONTOH KASUS

Contoh kasus konflik buruh dengan PT Megariamas

Konflik Buruh Dengan PT Megariamas
Sekitar 500 buruh yang tergabung dalam Serikat Buruh Garmen Tekstil dan Sepatu-Gabungan Serikat Buruh Independen (SBGTS-GSBI) PT Megariamas Sentosa, Selasa (23/9) siang ‘menyerbu’ Kantor Sudin Tenaga Kerja dan Transmigrasi (Nakertrans) Jakarta Utara di Jl Plumpang Raya, Kelurahan Semper Timur, Kecamatan Koja, Jakarta Utara. Mereka menuntut pemerintah mengambil tindakan tegas terhadap perusahaan yang mempekerjakan mereka karena mangkir memberikan tunjangan hari raya (THR).

Ratusan buruh PT Megariamas Sentosa yang berlokasi di Jl Jembatan III Ruko 36 Q, Pluit, Penjaringan, Jakut, datang sekitar pukuk 12.00 WIB. Sebelum ditemui Kasudin Nakertrans Jakut, mereka menggelar orasi yang diwarnai aneka macam poster yang mengecam usaha perusahaan menahan THR mereka. Padahal THR merupakan kewajiban perusahaan sesuai dengan ketentuan yang tertuang dalam Peraturan Menteri Tenaga Kerja No. 4/1994 tentang THR.

“Kami menuntut hak kami untuk mendapatkan THR sesuai dengan peraturan yang berlaku. Dan jangan dikarenakan ada konflik internal kami tidak mendapatkan THR, karena setahu kami perusahaan garmen tersebut tidak merugi, bahkan sebaliknya. Jadi kami minta pihak Sudin Nakertrans Jakut bisa memfasilitasi kami,” jelas Abidin, koordinator unjuk rasa ketika berorasi di tengah-tengah rekannya yang didominasi kaum perempuan itu, Selasa (23/9) di depan kantor Sudin Nakertrans Jakut. Sekedar diketahui ratusan buruh perusahaan garmen dengan memproduksi pakaian dalam merek Sorella, Pieree Cardine, Felahcy, dan Young Heart untuk ekspor itu telah berdiri sejak 1989 ini mempekerjakan sekitar 800 karyawan yang mayoritas perempuan.

Demonstrasi ke Kantor Nakertrans bukan yang pertama, sebelumnya ratusan buruh ini juga mengadukan nasibnya karena perusahan bertindak sewenang-wenang pada karyawan. Bahkan ada beberapa buruh yang diberhentikan pihak perusahaan karena dinilai terlalu vokal. Akibatnya, kasus konflik antar buruh dan manajemen dilanjutkan ke Pengadilan Hubungan Industrial. Karena itu, pihak manajemen mengancam tidak akan memberikan THR kepada pekerjanya.

Mengetahui hal tersebut, ratusan buruh PT Megariamas Sentosa mengadu ke kantor Sudin Nakertrans Jakut. Setelah dua jam menggelar orasi di depan halaman Sudin Nakertrans Jakut, bahkan hendak memaksa masuk ke dalam kantor. Akhirnya perwakilan buruh diterima oleh Kasudin Nakertrans, Saut Tambunan di ruang rapat kantornya. Dalam peryataannya di depan para pendemo, Sahut Tambunan berjanji akan menampung aspirasi para pengunjuk rasa dan membantu menyelesaikan permasalahan tersebut. "Pasti kami akan bantu, dan kami siap untuk menjadi fasilitator untuk menyelesaikan masalah ini," tutur Sahut.

Selain itu, Sahut juga akan memanggil pengusaha agar mau memberikan THR karena itu sudah kewajiban. “Kalau memang perusahaan tersebut mengaku merugi, pihak manajemen wajib melaporkan ke pemerintah dengan bukti konkret,” kata Saut Tambunan kepada beritajakarta.com usai menggelar pertemuan dengan para perwakilan demonstrasi.

Sesuai peraturan, karyawan dengan masa kerja di atas satu tahun berhak menerima THR. Sementara bagi karyawan dengan masa kerja di bawah satu tahun di atas tiga bulan, THR-nya akan diberikan secara proporsional atau diberikan sebesar 3/12X1 bulan gaji. Karyawan yang baru bekerja di bawah tiga bulan bisa daja dapat tergantung dari kebijakan perusahaan.

Saut menambahkan, sejauh ini sudah ada empat perusahaan yang didemo karena mangkir membayar THR. “Sesuai dengan peraturan H-7 seluruh perusahaan sudah harus membayar THR kepada karyawannya. Karena itu, kami upayakan memfasilitasi. Untuk kasus karyawan PT Megariamas Sentosa memang sedang ada sedikit permasalahan sehingga manajemen sengaja menahan THR mereka. Namun, sebenarnya itu tidak boleh dan besok kami upayakan memfasilitasi ke manajemen perusahaan.

Lebih lanjut dikatakannya, untuk kawasan Jakarta Utara tercatat ada sekitar 3000 badan usaha atau perusahaan di sektor formal. Untuk melakukan monitoring, pihaknya menugaskan 15 personel pengawas dan 10 personel mediator untuk menangani berbagai kasus seperti kecelakaan kerja, pemutusan hubungan kerja, tuntutan upah maupun upah normatif dan THR. “Kami masih kekurangan personel, idealnya ada 150 personel pengawas dan 100 personel mediator,” tandas Saut Tambunan.

Tanggapan :

Dalam kasus ini, kita tidak dapat menyalahkan atau menuntut kedua belah pihak untuk memberikan apa yang pihak lain inginkan. Baik buruh maupun perusahaan mengalami kerugian karena konflik ini. Pihak buruh tidak salah, karena memang menuntut haknya. Dan pihak perusahaan juga pasti memiliki alasan yang kuat untuk tidak memberikan uang Tunjangan Hari Raya (THR). Mungkin menurut para buruh perusahaan memiliki keuntungan yang besar namun bisa jadi ada masalah internal dalam manajemen yang sedang terjadi dan hal tersebut menjadi rahasia orang-orang di manajemen atas.

Konflik Buruh Dengan PT Megariamas terjadi akibat kurangnya komunikasi internal yang baik antara perusahaan dan buruh. Komunikasi dalam menjalankan suatu bisnis adalah hal yang sangat penting demi menjaga kelangsungan bisnis yang dijalani, mengapa ? Komunikasi adalah kunci yang dapat membangun tim yang kuat dan mendorong bisnis terhadap kinerja yang lebih baik. Konflik ini membuat terjadinya ketegangan diametris hubungan atasan dengan bawahan yang menjadi bentuk akibat penyimpangan etika bisnis internal perusahaan. Hal ini terjadi mungkin karena ketimpangan dalam proses penilaian kinerja, standar penilaian, dan perbedaan persepsi atasan-bawahan tentang hasil penilaian kinerja.

Komunikasi Bisnis meliputi pengetahuan yang menyeluruh dari sisi internal dan eksternal bisnis tersebut. Komunikasi yang internal termasuk komunikasi visi (perseroan/perusahaan), strategi, rencana-rencana, kultur/budaya perusahaan, nilai-nilai dan prinsip dasar yang terdapat di perusahaan, motivasi karyawan, serta gagasan-gagasan, dll. Komunikasi eksternal termasuk merek, pemasaran, iklan, hubungan pelanggan, humas, hubungan-hubungan media, negosiasi-negosiasi bisnis, dll. Bagaimanapun bentuknya, semua hal tersebut memiliki tujuan yang sama, yaitu menciptakan suatu nilai bisnis (create business value). Karena Komunikasi bisnis ini merupakan komunikasi yang terjadi di dunia bisnis, kita tidak boleh melanggar norma-norma yang ditetapkan oleh dunia bisnis ketika melakukan komunikasi.

Saran :

Seharusnya perusahaan lebih menjalin komunikasi yang baik pada buruh dan buruh juga harus mencari tahu lebih pasti alasan mengapa perusahaan tidak memberikan Tunjangan Hari Raya (THR). Perwakilan dari buruh dan manajemen harus berkomunikasi untuk membahas tentang hak dan kepentingan masing-masing demi menghindarkan konflik yang membuat kedua belah pihak saling dirugikan. Dengan menghilangkan rasa takut dan menanamkan kepercayaan buruh melalui komunikasi langsung dan teratur, banyak kesalahpahaman dan miskomunikasi yang akan dapat diselesaikan secara damai. Hal ini membuat lebih mudah bagi perusahaan untuk meminimalkan sengketa yang tidak perlu dan membebaskan pikiran para buruh untuk lebih fokus pada tugas

 Jika komunikasi telah berlangsung dengan baik antara buruh dan perusahaan, maka antara perusahaan dan dan buruh akan terjalin keterikatan seperti sinbiosis mutualisme.