AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA
BAB I
PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang
Manusia merupakan sumber daya yang paling penting dan menentukan
dalam arah dan perubahan organisasi. Tanpa manusia sebagai penggeraknya,
organisasi menjadi kumpulan resources yang tidak berguna. Selain itu, sumber
daya manusia menjadi pilar penyangga utama sekaligus penggerak roda organisasi
dalam usaha mewujudkan visi – misi dan tujuan organisasi. Dan, persis seperti
aspek keuangan, pemasaran, mutu, lingkungan, manajemen, operasional, internal
dan eksternal, maka sumber daya manusia juga memerlukan audit untuk memeriksa
dan melihat sejauh mana fungsi-fungsi sumber daya manusia dalam organisasi
memenuhi azas kesesuaian, efektivitas dan efisiensi di dalam prakteknya untuk
mendukung tercapainya tujuan dan sasaran organisasi secara keseluruhan. Audit
sumber daya manusia sejatinya merupakan penilaian yang sifatnya komprehensif.
Audit itu juga didesain untuk menentukan jika dan bagaimana suatu perusahaan
memenuhi tanggung jawabnya yang berhubungan dengan aturan-aturan sumber daya
manusia. Guna mengerti dengan benar akan budaya, dinamika internal, dan
bagaimana fungsi-fungsi organisasi, maka porsi terbesar dari pekerjaan audit
sumber daya manusia dilakukan on-site dan diikutsertakannya berbagai komponen
audit. Kunci penilaian keseluruhan dalam audit ini adalah gap analysis yang
mengukur aktivitas sumber daya manusia pada kondisi saat audit dengan
praktek-praktek yang dipertimbangkan sebagai yang ‘terbaik’.
Perlu juga dipahami, bahwasanya
untuk lebih mengerti isi audit sumber daya manusia yang sebenarnya, siapapun
terlebih dahulu mesti mengenal pengertian, manfaat, instrument-instrumen, dan
bentuk laporan audit secara umum serta kemudian menghubungkannya dengan
pengertian dan manfaat audit sumber daya manusia. Pemaparan pengertian ini
sangatlah penting supaya pembaca tidak kehilangan makna dan maksud dari audit
sumber daya manusia.
Hal penting lain adalah bahwa
audit sumber daya manusia tidak mesti selalu ditekankan untuk mencari
pelanggaran atau ketidaksesuaian. Akan tetapi, berguna juga mencari terobosan
dan tantangan baru. Auditor memanfaatkan pengetahuan dan kemampuan yang
dimilikinya untuk menggali potensi nilai dari perspektif sumber daya manusia
memotivasi auditee guna memacu prestasi dengan melakukan berbagai perubahan
atau inovasi. Sumber daya manusia akan bisa berkembang jika didukung oleh
budaya dan iklim organisasi yang kondusif melalui habitat belajar yang dapat
meningkatkan modal kredibilitas individu dan organisasi. Kompetensi individu
dan organisasi saja tidak cukup jika tidak didukung oleh kredibilitas individu
dan organisasi. Karena itu pula, audit sumber daya manusia perlu
ditindaklanjuti oleh manajemen dengan melakukan perbaikan dan menghindari
masalah yang sama di kemudian hari. Dan, peranan top management sangat
diharapkan dalam keberhasilan audit ini. Caranya, dengan memberikan disposisi
atas laporan hasil audit sumber daya manusia yang dapat menimbulkan dampak
psikologis bagi auditee.
Lebih penting lagi, audit sumber daya manusia dapat dipandang sebagai proses pembelajaran yang merupakan perluasan dari kata mencoba. Dalam pembelajaran (learning) juga terdapat beberapa kesalahan dan ini dipandang sebagai proses untuk lebih menghasilkan dan mencapai apa yang dipandang sebagai praktek terbaik. Seperti aturan umum yang disampaikan oleh Warren Bennis dan Burt Nanus untuk semua organisasi: reasonable failure should never be received with anger.
Lebih penting lagi, audit sumber daya manusia dapat dipandang sebagai proses pembelajaran yang merupakan perluasan dari kata mencoba. Dalam pembelajaran (learning) juga terdapat beberapa kesalahan dan ini dipandang sebagai proses untuk lebih menghasilkan dan mencapai apa yang dipandang sebagai praktek terbaik. Seperti aturan umum yang disampaikan oleh Warren Bennis dan Burt Nanus untuk semua organisasi: reasonable failure should never be received with anger.
1.2. Rumusan Masalah
Ada beberapa
masalah yang terjadi dirumuskan dalam makalah ini, yaitu sebagai berikut:
1.
Bagaimana
mendefinisikan Audit SDM.
2.
Bagaimana
tahapan dalam Audit SDM.
3.
Bagaimana
menentukan metode laporan Audit yang tepat.
4. Bagaimana mengevaluasi kegiatan
SDM yang dilakukan SDM.
1.3. Tujuan
Setelah mempelajari makalah ini diharapkan mahasiswa mampu :
1.
Mendefinisikan
Audit SDM
2.
Mengerti
tahapan dalam Audit SDM.
3.
Menentukan
jenis laporan audit
yang tepat.
4.
Dapat mengevaluasi kegiatan-kegiatan SDM yang
dilakukan dalam suatu perusahaan.
BAB II
PEMBAHASAN
Audit SDM :
-
Pengertian Audit SDM
-
Latar belakang perlunya audit SDM
-
Norma Audit
-
Manfaat Audit SDM
-
Tujuan Audit SDM
-
Sumber data Audit SDM
-
Prospek Audit
-
Pendekatan Riset Audit SDM
-
Instrumen-instrumen Audit SDM
-
Laporan Audit
-
Rekomendasi Hasil Audit
2.1
PENGERTIAN
AUDIT SDM
Salah satu fungsi
manajemen adalah pengawasan. Tujuannya antara lain untuk menjaga dan
mengamankan harta milik perusahaan dari penyimpangan-penyimpangan baik oleh
pihak intern perusahaan maupun ekstern. Untuk mengoptimalkan efektivitas dan
efisiensi kerja, perlu didorong untuk mematuhi kebijakan manajemen, serta untuk
menjaga agar tercapainya manajemen information
system yang baik. Ada berbagai pendekatan yang dapat dilakukan dalam
melaksanakan pengawasan,yang salah satunya adalah Audit . Dengan demikian, pada
mulanya audit merupakan ruang lingkup dari tugas manajemen suatu perusahaan,
sejalan dengan hakikat pengawasan itu sendiri menjadi fungsi dari setiap level
manajemen. Sehingga semakin besar organisasi suatu perusahaan, biasanya mungkin
beberapa perusahaan memiliki cabang yang tersebar diseluruh negeri dan bahkan
hingga keluar negeri. Kegiatan Audit tidak mungkin lagi dirangkap secara
fungsional oleh para manajer/departemen tertentu karena akan kehilangan
objektivitas dan independensi dalam pelaksanaan tugasnya. Sehingga terkadang
diperlukan suatu organisasi yang berdiri sendiri dan terpisah dari kegiatan
rutin.
Dengan demikian, audit sebagai suatu
proses dengan kemampuan dan independensi
seseorang dapat menghimpun dan mengevaluasi bukti-bukti dari keterangan
yang terukur dari suatu kesatuan ekonomi dengan tujuan untuk mempertimbangkan
dan melaporkan tingkat kesesuaian dan keterangan yang terukur tersebut dengan
kriteria yang telah ditetapkan . Dengan demikian, audit adalah kegiatan pemeriksaan terhadap
suatu kesatuan ekonomi yang dilakukan seseorang atau kelompok/lembaga yang independen
yang bertujuan untuk untuk mengevaluasi atau mengukur lembaga/perusahaan dalam
melaksanakan tugas atau pekerjaan dengan kriteria yang telah ditentukan.
Menurut Gomez-Mejia (200 1 :28), audit sumber daya manusia merupakan tinjauan
berkala yang dilakukan oleh departemen sumber daya manusia untuk mengukur
efektifitas penggunaan sumber daya manusia yang terdapat di dalam suatu
perusahaan.
Selain itu, audit memberikan suatu perspektif yang komprehensif terhadap praktik yang berlaku sekarang, sumber daya, dan kebijakan manajemen mengenai pengelolaan SDM serta menemukan peluang dan startegi untuk mengarahkan ulang peluang dan strategi tersebut. Intinya, melalui audit dapat menemukan permasalahan dan memastikan kepatuhan terhadap berbagai peraturan perundangan-undangan dan rencana-rencana strategis perusahaan.
Selain itu, audit memberikan suatu perspektif yang komprehensif terhadap praktik yang berlaku sekarang, sumber daya, dan kebijakan manajemen mengenai pengelolaan SDM serta menemukan peluang dan startegi untuk mengarahkan ulang peluang dan strategi tersebut. Intinya, melalui audit dapat menemukan permasalahan dan memastikan kepatuhan terhadap berbagai peraturan perundangan-undangan dan rencana-rencana strategis perusahaan.
Bila dilihat ruang lingkup kegiatan suatu
perusahaan, sebagai contoh bank, perusahaan penerbangan, leasing, asuransi yang sangat luas dengan cabang yang tersebar di
seluruh pelosok negeri dan bahkan keluar negeri, sehingga mulai dari kegiatan
pengambilan keputusan dan penetapan kebijakan oleh Top Manajemen persuahaan
yang bersangkutan. Kemudian kegiatan pelaksanaan dari keputusan kebijakan
tersebut , serta kegiatan membukukan dan melaporkan akibat dari kegiatan yang
terjadi yang utamanya yang menyangkut SDM, semuanya perlu diaudit .
Kembali kepada fungsi Audit ini sendiri dapat dikategorikan ke dalam
tiga bidang utamanya yang tentu fokusnya ada pada audit sumber daya manusia,
antaranya terdiri atas :
1. Policy audit/manajemen audit atau penilaian yang dilaksanakan
secara sistematis dan independent, berorientasi ke masa depan terhadap :
keputusan dan kebijakan yang dilakukan oleh manajemen yang bertujuana untuk
meningkatkan kualitas SDM melalui perbaikan pelaksanaan fungsi manjemen,
pencapaian rencana yang sudah ditetapkan serta pencapaian social objective.
2. Performance/Operasional audit, merupakan suatu kegiatan
penilaian yang sistematis yang dilaksanakan secara objective dan independent
berorientasi atas masa depan untuk semua kegiatan yang ada dalam suatu
perubahan yang utamanya dalam bidang SDM.
3. Financial audit, yang mempunyai orientasi pengujian / penilaian
secara independent dan objectif atas tingkat kewajaran dan kecermatan serta
data keuangan untuk memberikan perlindungan keamanan asset perusahaan dengan
melakukan evaluasi kelayakan internal control yang di tetapkan. Audit ini
sendiri dapat dilakukan dalam beberapa situasi, antaranya :
- ketika dirasa perlu oleh manjemen puncak
- ketika suatu kekuatan ekternal yang memaksa untuk dilakukan suatu tinjauan.
- ketika seorang manajer baru yang merasa bertanggung jawab atas dep. SDM
- ketika suatu perusahaan yang signifikan dalam suatu dunia usaha yang memaksa untuk melakukan considerasi ulang manajemen sdm
- ketika suatu keinginan spesialist sdm untuk meningkatkan praktik dan sistem sdm perusahaan.
Audit memberikan suatu
perspektif yang komperehensif terhadap praktik yang berlaku sekarang, sumber
daya, dan kebijakan manajemen mengenai pengelolaan sumber daya manusia serta
menemukan peluang dan strategi untuk mengarahkan ulang peluang dari strategi
tersebut. Termasuk di dalamnya adalah asumsi bahwa peluang telah hilang karena
tetap bertahan dengan pendekatan sekarang ini, dan proses manajemen sumber daya
manusia adalah dinamik dan mestilah secara terus menerus diarahkan ulang agar
responsif tehadap kebutuhan.
Sedangkan, audit SDM adalah
pemeriksaan kualitas secara menyeluruh kegiatan SDM dalam suatu departemen,
divisi atau perusahaan, dalam arti mengevaluasi kegiatan-kegiatan SDM dalam
suatu perusahaan dengan menitikberatkan pada peningkatan atau perbaikan
kegiatan.
Audit memberikan suatu
perspektif yang komprehensif terhadap praktik yang berlaku sekarang, sumber
daya, dan kebijakan manajemen mengenai pengelolaan SDM serta menemukan peluang
dan strategi untuk mengarahkan ulang peluang dan strategi tersebut. Audit juga
menciptakan citra departemen SDM yang profesional antara manajer dan spesialis
SDM, membantu menjernihkan peran departemen dan menghasilkan keseragaman yang
lebih besar. Intinya, melalui audit dapat menemukan permasalahan dan memastikan
kepatuhan terhadap berbagai peraturan perundang-undangan dan rencana-rencana
strategis perusahaan.
Manusia merupakan sumber daya yang
paling penting dan menentukan dalam arah dan perubahan organisasi. Tanpa
manusia sebagai penggeraknya, organisasi menjadi kumpulan resources yang tidak
berguna. Selain itu, sumber daya manusia menjadi pilar penyangga utama
sekaligus penggerak roda organisasi dalam usaha mewujudkan visi, misi dan
tujuan organisasi. Dan, persis seperti aspek keuangan, pemasaran, mutu,
lingkungan, manajemen, operasional, internal dan eksternal, maka sumber daya
manusia juga memerlukan audit untuk memeriksa dan melihat sejauh mana
fungsi-fungsi sumber daya manusia dalam organisasi memenuhi azas kesesuaian,
efektivitas dan efisiensi di dalam prakteknya untuk mendukung tercapainya
tujuan dan sasaran organisasi secara keseluruhan. Audit sumber daya manusia
sejatinya merupakan penilaian yang sifatnya komprehensif. Audit itu juga
didesain untuk menentukan jika dan bagaimana suatu perusahaan memenuhi tanggung
jawabnya yang berhubungan dengan aturan-aturan sumber daya manusia. Guna
mengerti dengan benar akan budaya, dinamika internal, dan bagaimana fungsi-fungsi
organisasi, maka porsi terbesar dari pekerjaan audit sumber daya manusia
dilakukan on-site dan diikutsertakannya berbagai komponen audit. Kunci
penilaian keseluruhan dalam audit ini adalah gap analysis yang mengukur
aktivitas sumber daya manusia pada kondisi saat audit dengan praktek-praktek
yang dipertimbangkan sebagai yang "terbaik".
Lebih penting lagi, audit sumber
daya manusia dapat dipandang sebagai proses pembelajaran yang merupakan
perluasan dari kata mencoba. Dalam pembelajaran (learning) juga terdapat
beberapa kesalahan dan ini dipandang sebagai proses untuk lebih menghasilkan
dan mencapai apa yang dipandang sebagai praktek terbaik. Seperti aturan umum
yang disampaikan oleh Warren Bennis dan Burt Nanus untuk semua organisasi:
reasonable failure should never be received with anger.
Secara garis besar, maka HR Audit terdiri dari beberapa area:
Pertama, audit fungsi SDM. Audit fungsi SDM ini bertujuan untuk mengukur efektivitas dari fungsi SDM yang berada pada organisasi. Dalam tahap audit ini, maka auditor melakukan analisa terhadap tujuan dari setiap aktivitas SDM, kemudian mengkaji kinerja mereka yang bertanggung jawab terhadap pekerjaan tersebut. Seringkali, misalnya, masalah yang terjadi adalah peran dan tanggung jawab tidak terdefinisikan dengan baik, sehingga ini menghambat tujuan tercapai. Melalui audit SDM, maka masalah seperti ini bisa ditemukan untuk kemudian dicari solusinya.
Pertama, audit fungsi SDM. Audit fungsi SDM ini bertujuan untuk mengukur efektivitas dari fungsi SDM yang berada pada organisasi. Dalam tahap audit ini, maka auditor melakukan analisa terhadap tujuan dari setiap aktivitas SDM, kemudian mengkaji kinerja mereka yang bertanggung jawab terhadap pekerjaan tersebut. Seringkali, misalnya, masalah yang terjadi adalah peran dan tanggung jawab tidak terdefinisikan dengan baik, sehingga ini menghambat tujuan tercapai. Melalui audit SDM, maka masalah seperti ini bisa ditemukan untuk kemudian dicari solusinya.
Kedua, audit kepatuhan yang merupakan
audit yang mengkaji kepatuhann perusahaan terhadap hukum, kebijakan maupun prosedur
yang terkait dengan fungsi SDM. Hal ini penting sekali karena jika kepatuhan
tidak dipenuhi, maka artinya perusahaan melakukan pelanggaran di bidang SDM.
Isu-isu yang berkaitan dengan ini antara lain adalah masalah kesehatan dan
keselamatan, aturan jam kerja, aturan UMR, dan lainnya.
Ketiga, audit iklim SDM, dimana ini sangat
mempengaruhi kondisi karyawan, mulai dari motivasi, semangat hingga kepuasan
kerja. Audit ini bisa dilakukan dengan memperhatikan absensi, turnover
karyawan, ataupun melakukan pengamatan langsung terhadap perilaku karyawan.
Keempat, audit strategi perusahaan. Mengapa
audit strategi perusahaan menjadi penting? Hal ini dikarenakan strategi
perusahaan menentukan keunggulannya dalam bersaing di pasar. Melalui audit
strategi, maka perusahaan akan mampu melakukan analisa SWOT yang merupakan
informasi penting dalam menentukan strategi perusahaan ke depan. Kemudian
bagaimana hubungannya dengan SDM? Tentunya fungsi SDM harus memahami strategi,
karena segala aktivitas SDM seperti rekrutmen, kompensasi, succession planning,
dan lainnya harus selalu sesuai dengan strategi perusahaan.
Audit juga merupakan proses sistematik dalam pengumpulan dan
penilaian secara objektif atas bukti-bukti yang berkenaan dengan pernyataan
tentang tindakan-tindakan dan peristiwa-peristiwa untuk menentukan tingkat
kesesuaian antara pernyataan tersebut dengan kriteria-kriteria standar, serta
mengkomunikasikan hasil-hasilnya kepada pihak-pihak pengguna yang
berkepentingan.
Audit dapat dibagi dua berdasarkan siapa pelakunya yaitu: audit
internal dan audit eksternal. Audit internal adalah audit yang dilaksanakan di
dalam suatu organisasi dalam hal ini Badan Pengawasan Internal oleh auditor
internal yang juga karyawan sendiri. Auditor internal tidak memiliki tanggung jawab
hukum kepada publik atas apa yang dilakukannya dan dilaporkannya sebagai
temuan. Hasil kerja auditor internal bukan untuk masyarakat umum, melainkan
untuk kepentingan internal organisasi sendiri. Audit eksternal adalah audit
yang dilaksanakan oleh auditor eksternal dari pihak eksternal atau dari
institusi independen. Audit dilaksanakan berdasarkan azas-azas formal/standar
kriteria tertentu yang digunakan sebagai acuan untuk menilai. Hasil penilaian
dikeluarkan oleh institusi independen tersebut berdasarkan data dan informasi
yang diperoleh dari proses audit. Pernyataan auditor eksternal itu adalah
kesimpulan yang dijadikan dasar bagi institusi maupun pihak-pihak lain yang
berkepentingan. Contoh lembaga audit eksternal adalah akuntan publik. Audit
eksternal juga bisa dilakukan oleh konsultan yang diminta Dewan Audit untuk
melakukan audit sesuai lingkup permasalahan tertentu.
Audit manajemen adalah audit terhadap manajemen suatu organisasi
secara keseluruhan untuk menilai usur-unsur manajemen apakah telah direncanakan,
dijalankan dan dikendalikan dengan prinsip-prinsip manajemen yang baik dan
benar sehingga organisasi melalui fungsi-fungsinya dapat mencapai tujuan yang
direncanakan yang mencakup dimensi PQCDSME (productivity, quality, cost,
delivery, safety, morale, environment) secara efektif dan efisien. Audit manajemen
merupakan instrumen bagi manajemen puncak untuk membantunya dalam pemastian
pencapaian visi, misi dan tujuan organisasi secara keseluruhan.
Yang termasuk audit manajemen adalah audit manufaktur, audit mutu, audit keuangan, audit sistem informasi, audit infrastruktur, audit sumber daya manusia,audit tata pamong, audit komunikasi, audit lingkungan.
Yang termasuk audit manajemen adalah audit manufaktur, audit mutu, audit keuangan, audit sistem informasi, audit infrastruktur, audit sumber daya manusia,audit tata pamong, audit komunikasi, audit lingkungan.
SEKILAS TENTANG AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA
Audit Sumber Daya
Manusia merupakan suatu proses sistematik dan formal yang didesain
untukmengukur biaya dan manfaat keseluruhan program Manajemen Sumber Daya
Manusia dan untuk membandingkan efisiensi dan efektivitas keseluruhan program
Manajemen Sumber Daya Manusia tersebut dengan kinerja organisasi di masa lalu,
kinerja organisasi lain yang dapat dibandingkan efektivitasnya, dan tujuan
organisasi, merupakan suatu proses sistematik dan formal untuk mengevaluasi
kompatibilitas fungsi Sumber Daya Manusia dengan tujuan dan strategi
implementasi berbagai fungsi SDM, kebijakan dan prosedur SDM, serta kinerja
setiap program SDM.
Audit Sumber Daya
Manusia (Human Resource Audit) mengevaluasi aktivitas-aktivitas sumber daya
manusia di dalam sebuah organisasi dengan tujuan memperbaiki
aktivitas-aktivitas tersebut. Audit dapat meliputi satu divisi atau seluruh
organisasi. Audit ini memberikan umpan balik mengenai fungsi sumber daya
manusia kepada manajer manajer operasi dan spesialis-spesialis sumber daya
manusia. Audit ini juga memberikan umpan balik perihal seberapa baik manajer
memenuhi tanggung jawab sumber daya manusia mereka. Pendeknya, audit merupakan
kontrol; kualitas keseluruhan yang mencek aktivitas sumber daya manusia di
dalam sebuah departemen, divisi, atau seluruh perusahaan.
Manusia merupakan sumber
daya yang paling penting dan menentukan dalam arah dan perubahan organisasi.
Tanpa manusia sebagai penggeraknya, organisasi menjadi kumpulan resources yang
tidak berguna. Selain itu, sumber daya manusia menjadi pilar penyangga utama
sekaligus penggerak roda organisasi dalam usaha mewujudkan visi – misi dan
tujuan organisasi. Dan, persis seperti aspek keuangan, pemasaran, mutu,
lingkungan, manajemen, operasional, internal dan eksternal, maka sumber daya
manusia juga memerlukan audit untuk memeriksa dan melihat sejauh mana
fungsi-fungsi sumber daya manusia dalam organisasi memenuhi azas kesesuaian,
efektivitas dan efisiensi di dalam prakteknya untuk mendukung tercapainya
tujuan dan sasaran organisasi secara keseluruhan. Audit sumber daya manusia
sejatinya merupakan penilaian yang sifatnya komprehensif. Audit itu juga
didesain untuk menentukan jika dan bagaimana suatu perusahaan memenuhi tanggung
jawabnya yang berhubungan dengan aturan-aturan sumber daya manusia. Guna
mengerti dengan benar akan budaya, dinamika internal, dan bagaimana
fungsi-fungsi organisasi, maka porsi terbesar dari pekerjaan audit sumber daya
manusia dilakukan on-site dan diikutsertakannya berbagai komponen audit. Kunci
penilaian keseluruhan dalam audit ini adalah gap analysis yang mengukur
aktivitas sumber daya manusia pada kondisi saat audit dengan praktek-praktek
yang dipertimbangkan sebagai yang ‘terbaik’.
Perlu juga dipahami,
bahwasanya untuk lebih mengerti isi audit sumber daya manusia yang sebenarnya,
siapapun terlebih dahulu mesti mengenal pengertian, tujuan, aktivitas, dan
manfaat audit secara umum serta kemudian menghubungkannya dengan pengertian,
tujuan, dan manfaat audit sumber daya manusia. Pemaparan pengertian ini
sangatlah penting supaya pembaca tidak kehilangan makna dan maksud dari audit
sumber daya manusia. Lebih dari itu, mengerti betul akan perbedaan audit sumber
daya manusia dengan audit bersifat umum. Setelah itu, barulah beralih kepada
sistem audit, prosedur dan perencanaan audit sumber daya manusia. Misal, dalam
prosedur dan perencanaan audit.
Menurut Sherman &
Bohlander, audit SDM memberikan peluang untuk:
1.
Menilai efektivitas fungsi SDM
2.
Memastikan ketaatan terhadap hukum, kebijakan, perturan dan
prosedur
3.
Menetapkan pedoman untuk penetapan standar
4.
Memperbaiki mutu staff SDM
5.
Meningkatkan citra dari fungsi SDM
6.
Meningkatkan perubahan dan kreatifitas
7.
Menilai kelebihan dan kekurangan dari fungsi SDM
8.
Memfokus staff SDM pada masalah masalah penting
9.
Membawa SDM lebih dekat pada fungsi fungsi yang lain.
2.2 LATAR BELAKANG PERLUNYA AUDIT
Audit
menelaah seberapa baik manajer mematuhi kebijakan SDM. Jika manajer mengabaikan
kebijakan SDM atau melanggar peraturan hubungan karyawan, audit akan
mengungkapkan kesalahan-kesalahan ini sehingga tindakan korektif dapat segera
diambil. Ketaatan terhadap hukum sangat penting.
Di samping
memastikan ketaatan, audit dapat meningkatkan citra departemen SDM dan
kontribusinya terhadap perusahaan. Manajer operasi dapat memperoleh respek yang
lebih tinggi untuk departemen pada saat tim audit meminta pandangan mereka.
Karena pada dasarnyadepartemen SDM merupakan departemen pelayanan. Tindakan ini
dapat memperbesar kontribusinya terhadap tujuan-tujuan organisasional
perusahaan.
Departemen
SDM yang efektif memenuhi tujuan perusahaan dan kebutuhan karyawan. Jika
kebutuhan karyawan tidak terpenuhi, maka frekuensi perputaran karyawan,
ketidakhadiran dan aktivitas serikat pekerja kemungkinan akan terjadi. Untuk
mempelajari seberapa baik kebutuhan karyawan. Tim audit mengumpulkan informasi
mengenai gaji, tunjangan, praktik kepenyeliaan, bantuan perencanaan karier dan
umpan balik yang diterima karyawan mengenai kinerja mereka.
Audit Sumber Daya Manusia merupakan suatu
proses sistematik dan formal untuk mengevaluasi kopmpatibilitas fungsi
SumberDaya Manusia dengan tujuan dan strategi implementasi berbagai fungsi SDM,
kebijakan dan prosedur SDM, serta kinerja setiap program SDM.
Audit SDM
dapat dilaksanakan dalam beberapa situasi :
1.
Ketika di rasa perlu oleh manajemen puncak
2.
Ketika suatu kekuatan eksternal yang memaksa suatu tinjauan
(perusahaan induk, perusahaan yang mengakuisisi, dewan komisaris, badan
pemerintah dan lain-lain)
3.
Ketika seorang manajer baru bertanggung jawab atas departemen
sumber daya manusia.
4.
Ketika suatu perusahaan yang signifikan dalam dunia usaha yang
memaksa konsiderasi ulang manajemen sumber daya manusia (contoh, penurunan
bisnis, ekspansi yang gencar, ancaman sedikit pekerja, dan perputaran karyawan
yang tinggi sekali.
5.
Ketika suatu keinginan spesialis sumber daya manusia untuk
meningkatkan praktik dan sistem SDM perusahaan.
Lebih penting lagi,
audit sumber daya manusia dapat dipandang sebagai proses pembelajaran yang
merupakan perluasan dari kata mencoba. Dalam pembelajaran (learning) juga
terdapat beberapa kesalahan dan ini dipandang sebagai proses untuk lebih
menghasilkan dan mencapai apa yang dipandang sebagai praktek terbaik.
AUDIT SUMBER
DAYA MANUSIA
Audit
Kompatibilitas: Audit Fungsi SDM: Audit Kepuasan Audit
Ketaatan Menilai alignment Dan konsistensi kebijakan dan prosedur SDM dengan tujuan dan strategi perusahaan Mengevaluasi keefektifan dan efisiensi setiap fungsi SDM serta mengukur biaya dan kinerja setiap program dan fungsi MSDM Menganalisis tingkatan kepuasan penggunaan pelayanan fungsi SDM melalui pelaksanaan survei sikap karyawan • Mengevaluasi penerapan berbagai kebijakan dan prosedur MSDM oleh para manajer lini •Menentukan ketaatan terhadap peraturan dan regulasi yang berlaku
Ketaatan Menilai alignment Dan konsistensi kebijakan dan prosedur SDM dengan tujuan dan strategi perusahaan Mengevaluasi keefektifan dan efisiensi setiap fungsi SDM serta mengukur biaya dan kinerja setiap program dan fungsi MSDM Menganalisis tingkatan kepuasan penggunaan pelayanan fungsi SDM melalui pelaksanaan survei sikap karyawan • Mengevaluasi penerapan berbagai kebijakan dan prosedur MSDM oleh para manajer lini •Menentukan ketaatan terhadap peraturan dan regulasi yang berlaku
PROSES AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA
Proses audit sumber daya
manusia terdiri atas enam langkah:
a. Mengkomunikasikan gagasan dan makna audit SDM dan menekankan berbagai manfat yang dapat diperoleh, serta mendapatkan dukungan manajemen puncak.
b. Memilih personalia dengan berbagai ketrampilan dan menyusun tim audit, serta memberikan pelatihan yang dibutuhkan.
c. Mengumpulkan data dari berbagai jenjang, fungsi dan unit yang berbeda dalam organisasi.
d. Menyiapkan laporan audit bagi para manajer lini dan evaluasi departemen SDM.
e. Membahas laporan dengan para manajer pengoperasian terkait yang kemudian menindaklanjuti hasil evaluasi
f. Memasukkan berbagai tindakan korektif ke dalam proses penetapan sasaran operasi organisasi regular.
a. Mengkomunikasikan gagasan dan makna audit SDM dan menekankan berbagai manfat yang dapat diperoleh, serta mendapatkan dukungan manajemen puncak.
b. Memilih personalia dengan berbagai ketrampilan dan menyusun tim audit, serta memberikan pelatihan yang dibutuhkan.
c. Mengumpulkan data dari berbagai jenjang, fungsi dan unit yang berbeda dalam organisasi.
d. Menyiapkan laporan audit bagi para manajer lini dan evaluasi departemen SDM.
e. Membahas laporan dengan para manajer pengoperasian terkait yang kemudian menindaklanjuti hasil evaluasi
f. Memasukkan berbagai tindakan korektif ke dalam proses penetapan sasaran operasi organisasi regular.
Dalam
rangka memberikan suatu kontribusi strategis dan tercapainya tujuan-tujuan
lainnya, maka bidang SDM harus menjunjung tinggi pentingnya faktor manusia bagi
perkembangan perusahaan. Dengan kata lain, pengembangan produktivitas
perusahaan salah satunya dapat dilakukan melalui pendekatan SDM-nya. Namun
demikian, pengembangan produktivitas perusahaan melalui pendekatan SDM harus terintegrasi
dengan pendekatan sistem yang ada secara keseluruhan. Dengan cara melakukan
audit (penilaian) terhadap diri sendiri sebagai langkah pertama menuju
perbaikan yang terus-menerus, departemen SDM dapat menemukan dan memperbaiki
masalah-masalah sebelum masalah tersebut menjadi serius. Apabila hal ini
dilakukan secara benar maka proses audit akan menciptakan kesamaan persepsi
antara departemen SDM dengan manajer operasi dengan catatan semua anggota
departemen bertindak objektif dalam melakukan audit tersebut.
Ruang
lingkup dan tanggung jawab departemen SDM sebagai sebuah sub sistem atau
departemen dari perusahaan cukup luas, yaitu meliputi penilaian yang
komprehensif. Departemen SDM menguji seluruh model, akan tetapi suatu audit
yang efektif tidaklah hanya menguji subsistem, melainkan meyakinkan, bahwa
semua subsistem yang ada harus membentuk sebuah pendekatan rasional terhadap
pembentukan dan pemberian pelayanan.
Dalam
dunia bisnis semua hasil pekerjaan manusia tidak ada yang sempurna, di mana
pekerjaan manusia sering mengalami kesalahan dan kegagalan atau terjadi
penyimpangan-penyimpangan, baik penyimpangan yang disengaja maupun yang tidak
disengaja, sehingga perlu dilakukan pemeriksaan untuk meminimalkan kesalahan
ataupun menghilangkan penyimpangan-penyimpangan dikemudian hari.
Demikian
halnya dengan departemen SDM, tidak dapat mengasumsikan bahwa segala sesuatu
telah mereka lakukan dengan benar. Dalam kenyataannya, manajemen SDM akan
menghadapi kesalahan-kesalahan, bahkan kebijakan-kebijakan yang tidak tepat
atau ketinggalan zaman. Melalui pemeriksaan kegiatan-kegiatannya, departemen
SDM dapat lebih dini menemukan masalah-masalah sebelum hal itu menjadi serius.
Bila audit ini dilakukan dengan benar, departemen SDM akan terhindar dari
masalah-masalah yang lebih besar yang merugikan karyawan ataupun perusahaan di
kemudian hari.
2.3 Norma Audit
Lazimnya audit dilaksanakan secara intern oleh
departemen audit yang ada di perusahaan. Audit dilaksanakan sebagai suatu
fungsi penilaian yang bebas dibentuk dalam suatu organisasi perusahaan untuk
memeriksa dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan perusahaan khususnya yang
berkaitan dengan SDM. Tujuan dari audit adalah untuk membantu setiap SDM dalam
melaksanakan tanggung jawab mereka secara efektif. Departemen audit menyediakan
analisis-analisis, penilaian mengenai objek yang diperiksa.
Auditor mempunyai tanggung jawab atas penyediaan informasi mengenai
kecukupan dan efektivitas suatu system pengendalian intern dan mutu pekerjaan
departemen SDM. Informasi untuk masing-masing mungkin berbeds-beda baik dalam
bentuk maupun keterinciannya, tergantung dari kebutuhan-kebutuhan dan
permintaan-permintaan manajemen.
Departemen Audit adalah bagian integral dari organisasi perusahaan dan
fungsinya diatur menurut kebijakan manajemen. Tugas, wewenang dan tanggung
jawab departemen harus sejalan dengan norma audit.
Dalam menyususn norma-norma ini, hendaknya telah dipertimbangkan
mengenai pengembangan berikut :
- Manajemen diminta lebih bertanggung jawab atas efektivitas system pengendalian intern (internal control) dan mutu pekerjaan organisasi perusahaan tersebut.
- Anggota manajemen semakin dapat menerima internal audit sebagai alat untuk menyediakan analisis-analisis yang objektif, penilaian-penilaian, rekomendasi-rekomendasi, saran-saran dan informasi mengenai pengendalian dan prestasi organisasi perusahaan.
- Eksternal auditor dapat mempergunakan hasil pekerjaan departemen audit untuk melengkapi pekerjaan mereka karena departemen audit telah menyediakan bukti-bukti yang cukup dan independen.
Tujuan dari norma audit adalah :
ü Menanamkan pengertian atas peranan dan
tanggung jawab departemen audit kepada semua level manajemen, badan atau
lembaga lainnya yang mempunyai hubungan dengan audit.
ü Menetapkan dasar sebagai pedoman dan
pengukuran tugas-tugas audit.
ü Perbaikan atas pelaksanaan tugas-tugas
audit.
Dalam pelaksanaannya suatu audit harus mengikuti norma yang ditentukan
dalam suatu perusahaan masing-masing, yang intinya harus mengandung :
- Independensi departemen audit dari kegiatan-kegiatan objek yang diperiksa dan objektivitas internal audit.
- Kemahiran jabatan auditor harus dipergunakan secara seksama.
- Ruang lingkup tugas departemen audit.
- Pelaksanaan tugas departemen audit.
- Pengelolaan Departemen audit harus bertanggung jawab dan layak.
Norma Audit Manajemen :
- Independensi/Kebebasan
Departemen audit dikatakan independen apabila mereka
dapat melakukan pekerjaannya secara bebas dan objektif, tanpa pengaruh dan
tekanan dari luar sehingga memungkinkan auditor memberikan pertimbangan yang
tidak memihak.
Ini dapat dicapai dengan menentukan status
organisasi dan objektivitasnya.
- Status Organisasi
Status organisasi departemen audit harus cukup
memadai untuk memungkinkan tercapainya tanggung jawab audit yang diembannya. Di
sini auditor harus mendapat dukungan dari manajemen sehingga mereka dapat
memperoleh kerja sama yang baik dari departemen SDM dan bebas dari campur
tangan pihak lain.






- Objektivitas



- Kemahiran jabatan
Kemahiran jabatan adalah
tanggung jawab dari departemen audit dan setiap auditor. Departemen audit harus
menugaskan auditor yang memiliki pengetahuan, keterampilan, dan kecakapan ilmu
yang diperlukan dalam melakukan audit yang layak.
a. Departemen Audit

Departemen audit harus
menjamin tersedianya auditor yang memiliki kecakapan teknis dan latarbelakang
pendidikan yang sesuai dalam melaksanakan audit.
-
Manajer departemen audit harus membuat criteria yang
sesuai dalam mengisi jabatan internal audit baik pendidikan maupun
pengalamannya, mempertimbangkan dengan seksama ruang lingkup pekerjaan dan
tingkat tanggung jawab.
-
Setiap calon auditor harus mempunyai kualifikasi dan
kecakapan sesuai dengan criteria yang telah ditentukan.

Departemen audit harus
memiliki pengetahuan, keterampilan, dan kecakapan ilmu yang diperlukan untuk
memikul tanggung jawab audit.
-
Auditor secara bersama-sama harus memikili
pengetahuan dan keterampilan yang berguna dalam melaksanakan jabatannya di
dalam organisasi perusahaan. Dalam hal ini termasuk kecakapan dalam
melaksanakan norma audit, prosedur-prosedur dan teknik-teknik audit.
-
Departemen audit harus mempunyai auditor atau
memakai tenaga konsultan yang mempunyai kecakapan ilmu seperti akunting,
keuangan, statistic, EDP, perpajakan, hukum, dan keahlian lainnya sesuai dengan
bidang bisnis perusahaan dalam mengembangkan tanggung jawab audit. Walaupun
demikian, tidak berarti bahwa setiap auditor harus mempunyai semua kecakapan
ilmu itu.

Departemen audit harus dapat
menjamin bahwa auditor diawasi sebagaimana mestinya.
-
Manajer departemen audit bertanggung jawab dalam
melakukan pengawasan audit secara layak. Pengawasan adalah suatu proses yang
berkesinambungan, diawali dengan perencanaan dan diakhiri dengan penyimpulan
tugas audit.
-
Bukti-bukti pengawasan yang memadai harus
didokumentasikan dan disimpan.
-
Luasnya pengawasan yang dibutuhkan tergantung pada
kecakapan internal auditor dan sulitnya tugas audit.
-
Semua tugas yang dilakukan oleh auditor tetap
menjadi tanggung jawab manajer departemen audit.
b. Internal auditor





- Ruang Lingkup audit
a. Ruang lingkup
audit hanya mencakup pengujian dan evaluasi terhadap kecukupan efektivitas
system pengendalian intern perusahaan dan kualitas manajemen dalam melaksanakan
tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.




-
Kepercayaan dan integritas terhadap informasi
-
Ditaatinya kebijakan-kebijakan, rencana-rencana,
prosedur-prosedur, ketentuan-ketentuan, dan peraturan-peraturan yang berlaku.
-
Perlindungan atas harta perusahaan.
-
Penggunaan sumber-sumber daya secara efisien dan
efektif.
-
Pencapaian tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan
atas kegiatan usaha atau program-program perusahaan.
b. Tingkat
kepercayaan dan integritas informasi
Auditor harus menelaah
tingkat kepercayaan, integritas informasi keuangan maupun operasional, sarana
serta cara-cara yang digunakan untuk mengidentifikasi, mengukur, menggolongkan
dan melaporkan informasi tersebut. System informasi menyediakan data untuk
pengambilan keputusan, pengendalian dan kebutuhan pihak ekstern. Oleh karena
itu, auditor harus memeriksa kelayakan system informasi dan memastikan apakah :
-
Laporan-laporan dan catatan-catatan keuangan dan
operasional benar-benar akurat, dapat dipercaya, tepat waktu, lengkap dan
berguna.
-
Kecukupan dan efektivitas pengawasan terhadap
pencatatan dan pelaporan.
c. Ditaatinya
kebijakan-kebijakan, rencana-rencana, prosedur-prosedur yang berlaku.
d. Perlindungan
atas harta perusahaan.
Auditor harus menguji
cara-cara untuk melindungi harta perusahaan dan sedapat mungkin menguji
kebenaran harta tersebut.
-
Auditor harus menelaah cara-cara yang dipergunakan
untuk melindungi harta perusahaan dari segala bentuk kerugian seperti pencurian,
kebakaran, dll.
-
Auditor dalam menguji kebenaran ada tidaknya harta
perusahaan haruslah mempergunakan prosedur audit.
e. Penggunaan
sumber-sumber daya secara efesien dan efektif

-
Standar-standar kegiatan usaha untuk mengukur
tingkat efektif dan efisiensi ini telah dibuat atau belum.
-
Standar-standar kegiatan yang dibuat dapat
dimengerti dan dapat dicapai.
-
Penyimpangan dari standar-standar kegiatan usaha itu
diketahui, dianalisis, dan dibicarakan dengan mereka yang bertanggung jawab
untuk tindakan perbaikan.
-
Tindakan perbaikan telah diambil.

-
Fasilitas yang tidak dipergunakan secara maksimal
-
Pekerjaan tidak produktif
-
Prosedur-prosedur dengan biaya yang tidak dapat
diterima akal sehat
-
Kelebihan atau kekurangan staff
f.
Pencapaian tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan
atas kegiatan usaha atau program perusahaan.
Auditor harus menguji setiap
kegiatan atau program untuk memastikan apakah hasil-hasil yang dicapai
konsisten dengan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan, dan apakah kegiatan
usaha atau program-program yang dilakukan sesuai dengan yang direncanakan.
- Pelaksanaan audit
Pelaksanaan audit harus
mencakup perencanaan audit, pengujian dan evaluasi terhadap informasi,
penyampaian hasil-hasil audit, dan penindaklanjutan hasil audit.
a. Perencanaan
audit
Auditor harus merencanakan
terlebih dahulu setiap tugas audit yang akan dilakukan dan perencanaan harus
didokumentasikan dan harus mencakup :
-
Menentukan tujuan dan lingkup audit
-
Mendapatkan latar belakang informasi mengenai
kegiatan-kegiatan yang akan diperiksa
-
Menentukan sumber daya yang diperlukan untuk
melakukan audit
-
Membicarakan dengan mereka yang terlibat audit
-
Melakukan pemahaman dan survey lapangan mengenai
kegiatan-kegiatan dan pengendalian-pengendalian yang akan diperiksa, menetapkan
titik berat audit dan minta saran atau komntar dari departemen yang diperiksa
-
Membuat program audit
-
Menentukan bagaimana, kapan, dan kepada siapa hasil
audit akan disampaikan
-
Mendapatkan persetujuan atas perencanaan audit
b. Pengujian dan
evaluasi terhadap informasi
Auditor harus mengumpulkan,
menganalisis, menginterprestasikan dan mendokumentasikan informasi-informasi
yang diperoleh guna menunjang hasil-hasil audit. Proses pengujian dan evaluasi
informasi adalah sebagai berikut :
1) Mengumpulkan
informasi mengenai hal-hal yang berhubungan dengan tujuan dan lingkup audit.
2) Informasi harus
cukup, kompeten, relevan, dan berguna untuk menyusun rekomendasi-rekomendasi
secara baik atas temuan-temuan audit.
·
Informasi yang cukup adalah berdasarkan fakta,
memadai, meyakinkan sehingga orang yang diberi informasi akan mempunyai
kesimpulan yang sama dengan auditor.
·
Informasi yang kompeten adalah dapat dipercaya, dan
cara terbaik untuk memperolehnya adalah dengan mempergunakan teknik audit yang
tepat.
·
Informasi yang relevan adalah untuk mendukung
temuan-temuan audit dan rekomendasi-rekomendasi, dan konsisten dengan sasaran
audit.
·
Informasi yang berguna adalah informasi yang dapat
membantu perusahaan dalam mencapai sasaran-sasarannya.
3) Prosedur-prosedur
audit, termasuk teknik pengujian dan sampling yang dipergunakan, harus dipilih
terlebih dahulu, apakah dapat dipraktikan atau tidak, apakah harus diperluas
atau diubah bila diperlukan.
4) Proses
pengumpulan, penganalisisan, penginterpretasian, dan pendokumentasian informasi
ini harus diawasi guna menjamin terpeliharanya objektivitas internal auditor
dan tercapainya sasaran audit.
5) Kertas kerja
audit harus dibuat oleh auditor dan diperiksa kembali oleh atasan auditor.
Kertas kerja audit ini harus mencatat semua informasi yang diperoleh dan
analisis-analisis yang dibuat dan harus mendukung penemuan-penemuan audit dan
rekomendasi-rekomendasi yang dilaporkan.
c. Penyampaian
hasil-hasil audit
Auditor harus melaporkan
hasil-hasil audit yang dilakukannya/







d. Tindak lanjut
audit
Auditor harus melakukan
tindak lanjut audit untuk memastikan bahwa tindakan-tindaka perbaikan yang
memadai telah dilakukan sesuai laporan hasil temuan audit. Disini auditor harus
menetapkan bahwa tindakan perbaikan telah dilakukan dan berhasil dengan baik,
atau manajemen diasumsikan telah mengetahui resiko bila tidak dilakukan
tindakan perbaikan sesuai laporan hasil audit.
- Pengelolaan Departemen Audit
Manajer departemen audit
harus mengelola dan bertanggung jawab secara layak, sehingga :
-
Pekerjaan audit harus dapat memenuhi tujuan umum
perusahaan, dan tanggung jawabnya disahkan oleh manajemen puncak.
-
Sumber daya yang ada di departemen audit harus
digunakan secara efektif dan efisien.
-
Pekerjaan audit dilakukan menurut norma audit.
a.
Tujuan, wewenang dan tanggung jawab
Manajer departemen audit
harus mempunyai pernyataan yang lengkap mengenai tujuan, wewenang dan tanggung
jawab untuk departemen audit. Selain itu manajer departemen audit juga
bertanggung jawab mendapatkan persetujuan, dukungan Top Manajemen dalam lingkup
tugas, wewenang dan tanggung jawab departemen audit.
b.
Perencanaan
Manajer departemen audit
harus menyusun rencana-rencana dalam melaksanakan tanggung jawab departemen
audit.
1) Rencana-rencana
ini harus sejalan dengan lingkup tugas dan tanggung jawab departemen audit dan
sasaran perusahaan.
2) Proses perencanaan
meliputi penetapan:
-
Sasaran-sasaran
-
Jadwal pelaksanaan audit
-
Perencanaan staff dan anggaran biaya
-
Laporan kegiatan
3) Sasaran
departemen audit harus mampu dicapai sesuai dengan rencana-rencana kegiatan
usaha, dan sedapat mungkin harus dapat diukur. Sasaran tersebut harus disertai
dengan criteria pengukuran dan tanggal penyelesaian yang ditargetkan.
4) Jadwal pekerjaan
audit harus:
-
Kegiatan-kegiatan yang akan diperiksa
-
Kapan audit itu akan dilakukan
-
Perkiraan waktu yang dibutuhkan, dengan
memperhitungkan lingkup audit yang direncanakan, sifat dan luasnya audit yang
dilakukan oleh yang lain.
Hal-hal yang perlu
dipertimbangkan dalam menetapkan prioritas dalam audit harus termasuk :
-
Tanggal dan hasil audit yang lalu
-
Pengungkapan kondisi keuangan
-
Potensi kerugian dan resiko
-
Permintaan manajemen
-
Perubahan yang besar dalam kegiatan operasional,
program-program, system dan pengendalian.
-
Kesempatan untuk mencapai manfaat kegiatan
operasional
-
Perubahan dan kemampuan auditor
Jadwal pekerjaan auditor
harus cukup fleksibel sehingga dapat memenuhi kemungkinan permintaan jasa yang
tidak dapat diduga sebelumnya kepada departemen audit.
5) Perencanaan
staff dan anggaran biaya, termasuk jumlah dan pengetahuan, keterampilan dan
kecakapan ilmu yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaannya harus ditetapkan
dari jadwal pekerjaan, kegiatan-kegiatan administrasi, pendidikan dan latihan
kerja yang dibutuhkan, penelitian dan pengembangan audit.
6) Laporan kegiatan
harus disampaikan secara berkala kepada manajemen. Laporan-laporan ini harus
membandingkan (a) prestasi dengan sasaran departemen dengan jadwak audit, dan
(b) pengeluaran dengan anggaran biaya audit. Departemen audit harus menjelaskan
sebab-sebab penyimpangan yang mencolok dan menyatakan tindakan yang diambil
atau diperlukan.
c.
Kebijakan dan prosedur
Manajer departemen audit
harus membuat kebijakan dan prosedur secara tertulis yang akan digunakan
sebagai pedoman kerja oleh auditor. Bentuk dan isi kebijakan dan prosedur
tertulis tersebut harus sesuai dengan ukuran dan struktur departemen audit dan
tingkat kesulitan (kompleksitas) pekerjaannya. Departemen audit yang kecil
mungkin dapat dikelola secara informal. Para auditor mungkin dapat
diperintahkan dan diawasi secara harian, pengawasan tertutup dan pembuatan memo
saja. Sedangkan departemen audit yang besar harus dikelola secara lebih formal
dan harus ada kebijakan dan prosedur audit yang lengkap (comprehensive) sebagai pedoman bagi auditor.
d.
Manajemen dan Pengembangan Karyawan
Manajer departemen audit
harus membuat suatu program untuk melakukan seleksi dan pengembangan SDM dalam
departemen audit. Program tersebut harus dilengkapi dengan :
1) Uraian jabatan
secara tertulis untuk setiap tingkatan auditor
2) Seleksi SDM yang
cakap dan memenuhi syarat
3) Pelatihan kerja
dan kesempatan melanjutkan pendidikan bagi setiap auditor
4) Menilai prestasi
setiap auditor paling tidak sekali setahun
5) Memberikan
bimbingan bagi auditor atas prestasi dan pengembangan jabatan mereka
e.
Jaminan mutu audit
Manajer departemen audit
harus mengusahakan dan mempertahankan program pengawasan terhadap mutu
pekerjaan audit guna mengevaluasi kegiatan departemen audit.
1) Tujuan program
ini adalah menjamin pekerjaan audit sesuai dengan standar, lingkup tugas, dan
wewenang auditor, dan standar lain yang ada. Program pengawasan mutu harus
mencakup elemen-elemen berikut :
o
Supervisi
o
Penelaahan kembali secara internal
o
Penelaahan kembali secara eksternal
2) Supervise
pekerjaan auditor harus dilaksanakan secara terus-menerus guna menjamin
pelaksanaan pekerjaan audit sesuai dengan norma audit, kebijakan departemen
audit, dan program audit.
3) Pekerjaan audit
harus ditelaah (review) secara periodic oleh karyawan di departemen audit untuk
menilai kualitas dari audit yang telah dilaksanakan. Penelaahan ini harus
dilakukan oleh karyawan yang tidak melakukan audit.
4) Pekerjaan audit
ditelaah kembali secara eksternal oleh orang independen yang tidak mempunyai
konflik kepentingan dalam perusahaan. Laporan harus menyatakan pendapat atas
dipatuhinya norma audit dan rekomendasi untuk perbaikan.
2.4 Manfaat Audit SDM
1. Mengidentifikasi
kontribusi-kontribusi departemen sumber daya manusia bagi organisasi
2. Meningkatkan citra
profesional departemen sumber daya manusia
3. Mendorong tanggung
jawab dan profesionalisme yang lebih besar di antara anggota-anggota departemen
sumber daya manusia
4. Menjernihkan
tugas-tugas dan tanggung jawab departemen sumber daya manusia
5. Merangsang
keseragaman berbagai kebijakan dan praktek sumber daya manusia
6. Menemukan
masalah-masalah sumber daya manusia yang kritis
7. Memastikan ketaatan
yang tepat waktu terhadap ketentuan-ketentuan ilegal
8. Mengurangi
biaya-biaya sumber daya manusia melalui prosedur personalia yang efektif
9. Menciptakan
peningkatan penerimaan terhadap perubahan-perubahan yang dibutuhkan di dalam
departemen sumber daya manusia
10.
Mewajibkan suatu telaah yang
cermat atas sistem informasi departemen
Dalam pelaksanaanya audit SDM ini hendaklah selalu
memanfaatkan berbagai sumber data yang ada diantaranya :
1.
pemeriksaan
fisik perusahaan
2.
konfirmasi
3.
dokumentasi
4.
observasi
5.
pertanyaan pada klien
2.5 Tujuan Audit SDM
Tujuan audit
sistem informasi adalah untuk meninjau dan mengevaluasi
pengendalian
internal yang melindungi sistem tersebut. Ketika melakukan audit
sistem informasi,
seorang auditor harus memastikan tujuan-tujuan ini terpenuhi:
- untuk membantu MSDM memberikan kontribusi yang signifikan terhadap tujuan-tujuan organisasi
- untuk menciptakan nilai (value) sehingga organisasi bertanggung jawab secara sosial, etikal, dan kompetitif
- untuk mendapatkan umpan balik (feedback) dari para karyawan dan manajer operasi dalam hal yang berkaitan dengan efektivitas MSDM
- untuk memperbaiki fungsi MSDM dengan menyediakan sarana untuk membuat keputusan ketika akan mengurangi dan menambah kegiatan-kegiatan SDM
- menilai efektifitas SDM
- mengenali aspek-aspek yang masih dapat di perbaiki
- mempelajari aspek-aspek tersebut secara mendalam
- menunjukkan kemungkinan perbaikan serta membuat rekomendasi untuk pelaksanaan perbaikan tersebut. Pelaksanaan audit ini hendaknya mencakup evaluasi terhadap fungsi SDM, penggunaan prosedur oleh para manajer, dan dampak kegiatan tersebut pada sasaran dan kepuasan kerja.
- Mencari hal-hal yang berpotensi menimbulkan masalah serius di kemudian hari
- Mencari area yang dapat dilakukan perbaikan dan improvement
- Sebagai alat dokumentasi untuk merger, akuisisi maupun reorganisasi
- Untuk mencari tahu seberapa jauh pemenuhan sistem dengan standar, peraturan dan regulasi yang ada.
o
Perlengkapan keamanan melindungi
perlengkapan komputer, program,
komunikasi, dan data dari
akses yang tidak sah, modifikasi atau
penghancuran.
o
Pengembangan dan perolehan program
dilaksanakan sesuai dengan
otorisasi khusus dan umum
dari pihak manajemen
o
Modifikasi program dilaksanakan dengan
otorisasi dan persetujuan dari
pihak manajemen
o
Pemrosesan transaksi, file laporan dan
catatan komputer lainnya telah
akurat dan lengkap.
o
Data sumber yang tidak akurat atau yang
tidak memiliki otorisasi yang tepat
diidentifikasi dan
ditangani sesuai dengan kebijakan manajerial yang telah
ditetapkan.
o
File data komputer telah akurat, lengkap dan
dijaga kerahasiaannya.
Tujuan
audit tersebut diatas berkaitan dengan komponen dari sistem informasi.
Keterkaitan antara
tujuan audit dan komponen sistem informasi dapat dilihat pada
Feed back dari suatu pelaksanaan audit adalah :
- Mengidentifikasi kontribusi dep. SDM terhadap perusahaan
- meningkatkan citra professional dep. SDM
- mendorong tanggung jawab dan profesionalisme yang lebih besar diantara karyawan dep. SDM
- memperjelas tugas dan tanggung jawab dep. SDM.
- menstimulasi keragaman kebijakan dan praktik-praktik SDM
- menemukan masalah SDM yang kritis
- menyelesaikan keluhan-keluhan dengan peraturan yang berlaku
- mengurangi biaya SDM melalui prosedur yang efektif
- meningkatkan kesediaan untuk mau menerima perubahan yang diperlukan dalam dep. SDM
- memberikan informasi yang cermat atas sistem informasi dep.SDM
Bidang-bidang
utama yang dicakup oleh Audit fungsi sumber daya manusia :
Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia
Rencana-rencana
sumber daya manusia :
pemberian
kompensasi
· Taksiran-taksiran
permintaan dan suplai
· Persediaan keahlian
· Bagan penggantian
dan ringkasan penggantian
Pemberian
Kompensasi :
· Tingkat gaji dan
upah
· Paket tunjangan
karyawan
· Jasa-jasa untuk
karyawan yang disediakan oleh perusahaan
Informasi
analisis pekerjaan :
· Deskripsi pekerjaan
· Spesifikasi
pekerjaan
·
Standar kinerja pekerjaan
Penyusun Staf dan Pengembangan
Rekrutmen
:
·
Sumber-sumber rekruitmen
· Ketersediaan calon
pelamar
· Lamaran-lamaran
pekerjaan
Seleksi
:
·
Rasio-rasio seleksi
·
Prosedur-prosedur seleksi
· Adanya peluang kerja
yang sama
Pelatihan
dan Orientasi :
· Program-program
orientasi
· Tujuan-tujuan
pelatihan dan prosedur
·
Tingkat proses belajar
Pengembangan
Karier :
· Keberhasilan
penempatan internal
· Program perencanaan
karier
· Upaya-upaya
pengembagan SDM
Kontrol dan Evaluasi Organisasi
Penilaian
Kinerja :
· Standar-standar dan
ukuran kinerja
· Prosedur-prosedur
disiplin
· Prosedur perubahan
dan pengembangan
Hubungan
manajemen-karyawan :
· Kepatuhan legal
· Manajer-manajer
pelaksana
· Umpan balik karyawan atas personalia
Ada tiga faktor yang membatasi pemeriksaan
manajemen yaitu:
·
Pengetahuan
audit manajemen.
·
Waktu
audit.
·
Biaya
audit
2.6 Sumber data Audit SDM
Sumber data yang
dapat digunakan untuk keperluan audit, dapat diperoleh
Dari berbagai sumber, antara lain
yaitu:
1.Pemeriksaan fisik
2.Konfirmasi
3.Dokumentasi
4.Observasi
5.Pertanyaan pada klien.
Adapun sumber data yang bisa digunakan untuk audit SDM adalah :
·
SOP,
aturan dan prosedur yang ada
·
Pimpinan
Departemen SDM atau personalia
·
Pimpinan
Departemen lain
Contoh pertanyaan audit yang bisa digunakan dalam Audit SDM. Pertanyaan
dasar :
·
Berapa banyak staff karyawan yang mengurusi SDM di organisasi (termasuk
pelatihan)?
·
Bagaimana struktur organisasi SDM ?
·
Bagaimana anggaran SDM ?
Tentang Perekrutan :
·
Bagaimana mencari sumber daya untuk calon karyawan ?
·
Bagaimana calon karyawan dipilih dan diseleksi ?
·
Bagaimana pemenuhan secara aspek hukum tentang perekrutan?
·
Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua lokasi ?
·
Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?
Tentang kompensasi dan manfaat
·
Apakah ada kebijakan kompensasi untuk setiap tingkatan, misal
manajerial, staff dan pekerja?
·
Bagaimana menentukan kebijakan gaji pokok?
·
Apakah sistem pembobotan jabatan digunakan?
·
Apakah uraian jabatan selalu diupdate?
·
Apakah gaji tidak tetap (variable) ada dalam pelaksanaannya?
·
Bagaimana penentuan kenaikan gaji?
·
Apakah gaji dikaitkan dengan sistem penilaian kinerja ?
·
Apakah sistem penggajian sudah mengikuti aturan dan regulasi yang
berlaku ?
·
Apakah pemberian tunjangan sudah memenuhi persyaratan yang berlaku ?
·
Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua lokasi ?
·
Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?
Tentang ketenagakerjaan
·
Bagaimana mengidentifikasi ketrampilan tenagakerja ?
·
Apakah ada isu-isu kritis mengenai suksesi tenaga kerja ?
·
Apakah ada distribusi tenaga kerja yang tidak lazim berdasarkan umur,
jenis kelamin dll ?
·
Bagaimana perencanaan tenaga kerja dilakukan ?
·
Bagaimana rencana suksesi untuk pimpinan dilakukan ?
·
Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabata dan semua lokasi ?
·
Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?
Tentang Pelatihan dan Pengembangan
·
Bagaimana pelatihan diberikan ?
·
Bagaimana program pelatihan dikelola ?
·
Apakah ada staff yang membidangi khusus masalah pelatihan ?
·
Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua lokasi ?
·
Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?
Tentang Hubungan Industrial
·
Apakah serikat pekerja ada di organisasi ?
·
Apakah persetujuan dan kesepakatan kolektif ada disini ? Kapan
kadaluarsanya?
·
Berapa banyak demo yang ada setiap tahun ?
·
Apakah ada demo yang luar biasa ?
Tentang aspek hukum tenaga kerja
·
Apakah ada proses untuk mengelola isu kesesuaian dengan hukum sesuai
yuridiksi yang berlaku?
·
Apakah ada proses litigasi ?
·
Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua lokasi ?
·
Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?
Tentang sistem informasi dan teknologi SDM
·
Bagaimana data sistem informasi SDM diinstalasikan ?
·
Seberapa update teknologi sistem informasi ?
·
Apakah data dan informasi sudah benar akurat, tepat dan valid ?
·
Apakah ada proses review terhadap teknologi informasi SDM secara
periodik ?
Tentang Strategi SDM
·
Kepada siapa pimpinan SDM tertinggi melapor?
·
Seberapa besar kepedulian top manajemen terhadap isu-isu SDM ?
2.7 Prospek Audit
PROSPEK AUDIT
1.
Audit Strategi Perusahaan
Strategi perusahaan tidak dibentuk oleh
profesional SDM, melainkan kekuatannya sendirilah yang menentukan
kesuksesannya. Strategi perusahaan memberi perhatian pada bagaimana perusahaan
bekerja untuk memperoleh keuntungan kompetitif. Misalnya dengan menilai kekuatan
dan kelemahan internal serta peluang dan ancaman eksternal. Memahami strategi
akan memberikan implikasi yang kuat bagi perencanaan, pengadaan staf,
kompensasi, hubungan karyawan dan kegiatan SDM lainnya, yang dapat menjadi
efektif hanya jika mereka memberikan kontribusi terhadap tujuan-tujuan
strategis perusahaan.
Kecocokan
antara lingkungan dan strategi tidak dapat diabaikan. Karyawan pada departemen
SDM dapat mempelajari strategi perusahaan melalui wawancara dengan eksekutif
utama, tinjauan rencana jangka panjang bisnis, dan pengamatan lingkungan
sistemik yang didesain untuk menemukan perubahan trend/kecenderungan.
Mereka memeriksa fungsi,
kepatuhan terhadap manajerial dan penerimaan karyawan terhadap kebijakan dan
praktik SDM dalam hubungannya dengan rencana strategi perusahaan.
Dengan
demikian, melalui audit akan mengingatkan karyawan dari departemen SDM dan yang
lainnya tentang kontribusi tersebut dalam menciptakan sebuah image yang lebih
profesional dari departemen itu di antara para manajer dan para ahli. Selain
itu, dengan audit akan membantu menjelaskan tentang peranan departeman SDM ini,
khususnya mengenai fungsi desentralisasi dari perusahaan-perusahaan besar.
Barangkali hal yang lebih penting bahwa audit ini menemukan masalah-masalah dan
membuat rencana dari perusahaan.
2.
Audit Strategi Kerja Sama
Strategi kerja sama tidaklah ditata oleh para
profesional SDM, akan tetapi mereka menentukan kesuksesannya. Strategi kerja
sama ini menekankan pada bagaimana agar perusahaan terus memperoleh keuntungan
kompetitif, dengan melaluinuji kekuatan dan kelemahan internal perusahaan serta
ancaman eksternal (melalui analisis SWOT). Memahami strategi ini mempunyai
implikasi yang kuat bagi penyusunan kompensasi hubungan antara pekerja dan
aktivitas SDM lainnya di dalam perusahaan itu yang dapat dikatakan efektif
apabila mereka memberikan kontribusi kepada tujuan strategi perusahaan.
Strategi kecocokan lingkungan tidak dapat diabaikan. Para karyawan departemen
SDM bisa mempelajari strategi perusahaan melalui interview eksekutif-eksekutif
kunci mempelajari rencana bisnis jangka panjang dan sistem lingkungan yang
telah tersusun. Untuk mengetahui trend-trend perubahan mereka harus mengaudit
fungsi mereka. Fungsi manajerial kebijakan dan praktik penerimaan karyawan
dalam hubungannya dengan rencana perusahaan. Sebagai contoh terjadi pertukaran
karyawan yang tinggi.
3.
Audit Fungsi SDM
Audit ini
mengadakan evaluasi tentang seberapa jumlah para manajer yang mampu
melaksanakan segala kebijakan dan prosedur yang telah digariskan oleh
departemen SDM. Seandainya para manajer mengabaikan kebijakan-kebijakan yang
ada atau melanggar hukum ketenagakerjaan, selayaknya penilaian ini mampu
mengungkapkannya. Dengan demikian, tindakan-tindakan perbaikan segera dapat
dilakukan sebelum permasalahan berkembang terlalu jauh. Dalam pelaksanaan audit
fungsi SDM ini, auditor harus:
a.
Mengidentifikasi siapa yang bertanggung jawab terhadap
aktivitas/kegiatan.
b.
Menetapkan sasaran-sasaran yang dicari dari setiap kegiatan.
c.
Meninjau kebijakan dan prosedur yang digunakan untuk mencapai
sasaran-sasaran tersebut.
d.
Mengambil catatan-catatan dalam sistem informasi SDM untuk
mempelajari apabila kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur telah diikuti
dengan tepat.
e.
Menyiapkan laporan yang sebenarnya tentang sasaran, kebijakan dan
prosedur.
f.
Mengembangkan rencana tindakan untuk memperbaiki kesalahan dalam
sasaran, kebijakan dan prosedur.
g.
Menindaklanjuti rencana tindakan untuk melihat jika sasaran,
kebijakan dan prosedur memecahkan masalah yang ditemukan dalam audit.
4. Audit
Kepuasan Kerja
Departemen
yang efektif pasti mampu memenuhi sasaran-sasaran perusahaan maupun
kebutuhan-kebutuhan karyawan. Ketika kebutuhan karyawan tidak terpenuhi, maka
pergantian, ketidakhadiran dan aktivitas serikat kerja kemungkinan besar terjadi.
Untuk mempelajari seberapa jauh kebutuhan-kebutuhan karyawan dipenuhi, auditor
mengumpulkan data dari para karyawan. Auditor akan mengumpulkan informasi
tentang upah, tunjangan, praktik-praktik pengawasan, bantuan perencanaan karier
dan feed back yang diterima karyawan
atas prestasi kerjanya.
5. Prospek
Audit SDM di Masa Mendatang.
Audit memang
diperlukan bagi suatu perusahaan, namun itu hanyalah merupakan tindakan untuk
melihat keadaan di masa lalu. Audit hanyalah mengungkap tentang keberhasilan
suatu keputusan di masa lalu. Departemen SDM seharusnya menatap jauh ke depan,
karena tanpa pandangan jauh ke depan bidang SDM hanyalah akan menjadi “reaktif”
dan tidak “proaktif”.
Adapun
tantangan yang akan menghadang dalam manajeman SDM di masa datang diperkirakan,
antara lain tentang:
a.
Globalisasi, keanekaragaman dan kaitannya dengan lingkungan
b.
Hak-hak pekerja
c.
Performance pekerja dan
produktivitasnya
d.
Hambatan-hambatan SDM.
H. PENDEKATAN
RISET AUDIT SDM
Riset juga digunakan untuk mengaudit
kegiatan SDM. Riset ini diarahkan untuk meningkatkan kinerja dari departemen
tersebut. Beberapa alat pengumpul data dapat membantu dalam menghimpun data
mengenai aktivitas SDM sebuah perusahaan. Setiap alat menyajikan pandangan yang
berbeda mengenai aktivitas SDM sebuah perusahaan. Seandainya dapat digunakan
dengan sebaik mungkin, maka team auditor akan mampu menyusun
pandangan-pandangan tersebut menjadi sebuah gambaran yang jelas mengenai segala
bentuk aktivitas yang ada dalam sebuah perusahaan. Adapun alat-alat tersebut
adalah, sebagai berikut:
2.8 Pendekatan Riset Audit SDM
Mengaudit SDM dengan
riset, ada enam pendekatan yang dapat diterapkan, yaitu :
1.
Riset Terapan (Applied
Research)
Riset ini digunakan untuk mengevaluasi
aktivitas-aktivitas SDM. Kadang kala risetnya mungkin canggih, tergantung pada
desain dan statistik yang digunakan. Melaui riset ini berupaya untuk
memperbaiki kinerja departemen.
2.
Pendekatan Komparatif (Comparative
Approach)
Bentuk riset ini adalah bentuk yang
sederhana. Pendekatan ini menggunakan perusahaan lain sebagai model, setelah
itu membandingkan hasil atau prosedur mereka dengan yang dari perusahaan lain
tersebut. Pendekatan komparatif kerap digunakan untuk membandingkan maslah
ketidakhadiran, perputaran karyawan, dan data gaji. Pendekatan ini dapat
membantu dalam mendeteksi bidang-bidang yang memerlukan perbaikan. Tim audit sumber daya manusia
membandingkan perusahaan (divisi) dengan perusahaan atau divisi lainnya guna
menyingkap bidang-bidang yang berkinerja buruk. Pendekatan lini lazimnya
digunakan untuk membandingkan hasil-hasil dari aktivitas-aktivitas atau program
sumber daya manusia spesifik. Pendekatan ini membantu mendeteksi bidang-bidang
yang membutuhkan pembenaran
3.
Pendekatan otoritas pihak luar (Outside Authority Approach)
Auditor dapat menggunakan pendekatan
keahlian yang standarnya ditentukan oleh konsultan atau dari temuan penelitian
yang telah dipublikasikan, kemudian dijadikan sebagai standar atas kegiatan dan
selanjutnya dievaluasi. Dalam hal ini konsultan dapat membantu mendiagnosis
penyebab timbulny masalah. Tim audit sumber daya manusia bergantung pada keahlian-keahlian
konsultan dari luar atau temuan-temuan riset yang dipublikasikan sebagai suatu
standar terhadapnya aktivitas-aktivitas atau program sumber daya manusia
dievaluasi. Konsultan ataupun temuan-temuan riset dapat membantu mendiagnosis
penyebab masalah-masalah yang timbul
4.
Pendekatan Statistik (Statistical
Approach)
Melalui pendekatan ini adalah dengan
mengembangkan ukuran statistical kinerja berdasarkan sistem informasi
perusahaan yang ada. Sebagai contoh, dari catatan yang ada dalam perusahaan
mengungkapkan tingkat ketidakhadiran dan
perputaran karyawan. Data ini menunjukkan seberapa baik aktivitas SDM
dan manajer operasi dalam mengendalikan permasalahan ini. Pendekatan ini
biasanya dilengkapi dengan perbandingan terhadap informasi eksternal yang dapat
dikumpulkan dari perusahaan lain. Informasi ini sering dinyatakan juga sebagai
rasio yang mudah dihitung dan digunakan. Dengan standar statistik ini, dapat
ditemukan kesalahan-kesalahan sebelum kejadian tersebut menjadi berlarut ke
arah yang merugikan perusahaan. Dari catatan-catatan yang ada, tim audit sumber daya
manusia menghasilkan standar-standar statistical terhadapnya
aktivitas-aktivitas dan program-program sumber daya manusia dievaluasi. Dengan
standar matematis ini, tim audit dapat menemukan kesalahan-kesalahan pada saat
kesalahan-kesalahan tersebut masih kecil, berupa Data yang dikumpulkan per
tahun, metode kuantitatif seperti :
·
Regresi
:
memanfaatkan hubungan antara dua atau lebih variabel kuantitatif sehingga satu
variabel dapat diprediksikan dari variabel lainnya
·
Korelasi
: mengukur tingkat
asosiasi yang ada antara dua atau lebih variabel
·
Diskriminan
: mengidentifikasi faktor-faktor yang membedakan antara dua atau lebih kelompok
dalam suatu populasi
5.
Pendekatan Kepatuhan (Compliance
Appoach)
Pendekatan kegiatan ini adalah strategi
audit SDM lainnya. Metode ini meninjau praktik-praktik di masa lalu untuk
menentukan apakah tindakan-tindakan tersebut telah sesuai atau tidak mengikuti
kebijakan dan prosedur perusahaan, atau bahkan terjadi penyimpangan hukum. Cara
kerjanya adalah dengan mengambil sampel data/informasi dari formulir kerja,
kompensasi, disiplin, dan penilaian kerja. Tujuan pendekatan ini adalah untuk
memastikan apakah para manajer patuh terhadap peraturan dan ketentuan yang
berlaku di perusahaan. Dengan
mengambil sample elemen-elemen system informasi sumber daya manusia, tim audit
mencari penyimpangan-penyimpangan dari berbagai peraturan, kebijakan, serta
prosedur-prosedur perusahaan, melalui upaya-upaya pencarian fakta, tim audit
dapat menemukan apakah terdapat kepatuhan berbagai kebijakan dan peraturan
perusahaan
6.
Pendekatan Manajemen Berdasarkan Sasaran (Management by Objective Approach)
Pendekatan terakhir adalah meminta staf SDM dan
manajer menetapkan tujuan sesuai dengan tanggung jawab mereka. Pendekatan
manajemen berdasarkan sasaran ini menciptakan tujuan khusus terhadap kinerja
sehingga dapat diukur. Selanjutnya diteliti kinerja aktual dan membandingkannya
dengan tujuan yang ditetapkan sebelumnya.
Dalam praktiknya pendekatan di atas tidak semuanya diterapkan
sekaligus pada semua departemen SDM. Lazimnya, hanya menggunakan beberapa dari
pendekatan tersebut, tergantung pada aktivitas-aktivitas SDM yang diaudit. Di
sini auditor biasanya memberikan umpan balik terhadap temuan-temuan yang ada di
dalam departemen tersebut, demikian pula kepada para manajer dan para karyawan.
Umpan balik yang tidak menguntungkan akan menyebabkan tindakan korektif yang
membenahi kontribusi aktivitas-aktivitas SDM.
Pada saat pendekatan manajemen berdasarkan tujuan
digunakan terhadap bidang-bidang sumber daya manusia, tim audit dapat
membandingkan hasil-hasil actual dengan tujuan-tujuan yang dinyatakan.
Bidang-bidang berkinerja buruk dapat dideteksi dan dilaporkan.
Dari hasil perhitungan dan penggunaan
alat-alat/instrumen-instrumen audit SDM yang dilakukan oleh tim Audit terhadap
Auditee, maka dapat dianalisa bahwa auditee menyatakan Manajemen SDM sudah
tidak maksimal dalam kinerjanya.
2.9 INSTRUMEN-INSTRUMEN
AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA
Ada beberapa instrumen
pengumpulan informasi yang membantu dalam menghimpun data aktivitas-aktivitas
sumber daya manusia, diantaranya :
- Wawancara
Wawancara dengan
karyawan dan manajer adalah suatu sumber informasi mengenai aktivitas sumber
daya manusia. Komentar mereka membantu tim audit mencari bidang-bidang yang
membutuhakn perbaikan. Kritik dari karyawan dapat menunjukkan tindakan-tindakan
yang harus diambil oleh departemen untuk memenuhi kebutuhan mereka. Demikian
juga, sumbang saran manajer dapat mengungkapkan cara-cara untuk memberikan mereka
servis yang lebih baik.
- Kuisioner
Karena wawancara itu
menyita waktu dan mahal serta kerap hanya terbatas pada sedikit orang, banyak
departemen sumber daya manusia yang menggunakan kuisioner-kuisioner untuk
memperluas lingkup riset mereka. Selain itu, kuisioner jug dapat memberikan
jawaban-jawaban yang lebih terbuka dibandingkan wawancara tatap muka.
Metode metode untuk menganalisa temuan
- Membandingkan program SDM dengan organisasi
- Berdasar audit dari beberapa sumber otoritas
- Mempercayai suatu ratio atau rata rata staf SDM dengan total
- Menggunakan audit ketaatan untuk mengukur aktifitas SDM apakah sesuai dengan kebijakan, prosedur dan peraturan
- Mengelola departemen SDM berdasarkan sasaran
Adapun sumber data yang bisa
digunakan untuk audit SDM adalah :
- SOP, aturan dan prosedur yang ada
- Pimpinan Departemen SDM atau personalia
- Pimpinan Departemen lain
Contoh pertanyaan audit yang bisa
digunakan dalam Audit SDM. Pertanyaan dasar :
- Berapa banyak staff karyawan yang mengurusi SDM di organisasi (termasuk pelatihan)?
- Bagaimana struktur organisasi SDM ?
- Bagaimana anggaran SDM ?
Tentang Perekrutan :
- Bagaimana mencari sumber daya untuk calon karyawan ?
- Bagaimana calon karyawan dipilih dan diseleksi ?
- Bagaimana pemenuhan secara aspek hukum tentang perekrutan?
- Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua lokasi ?
- Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?
Tentang kompensasi dan manfaat
- Apakah ada kebijakan kompensasi untuk setiap tingkatan, misal manajerial, staff dan pekerja?
- Bagaimana menentukan kebijakan gaji pokok?
- Apakah sistem pembobotan jabatan digunakan?
- Apakah uraian jabatan selalu diupdate?
- Apakah gaji tidak tetap (variable) ada dalam pelaksanaannya?
- Bagaimana penentuan kenaikan gaji?
- Apakah gaji dikaitkan dengan sistem penilaian kinerja ?
- Apakah sistem penggajian sudah mengikuti aturan dan regulasi yang berlaku ?
- Apakah pemberian tunjangan sudah memenuhi persyaratan yang berlaku ?
- Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua lokasi ?
- Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?
Tentang ketenagakerjaan
- Bagaimana mengidentifikasi ketrampilan tenagakerja ?
- Apakah ada isu-isu kritis mengenai suksesi tenaga kerja ?
- Apakah ada distribusi tenaga kerja yang tidak lazim berdasarkan umur, jenis kelamin dll ?
- Bagaimana perencanaan tenaga kerja dilakukan ?
- Bagaimana rencana suksesi untuk pimpinan dilakukan ?
- Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabata dan semua lokasi ?
- Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?
Tentang Pelatihan dan
Pengembangan
- Bagaimana pelatihan diberikan ?
- Bagaimana program pelatihan dikelola ?
- Apakah ada staff yang membidangi khusus masalah pelatihan ?
- Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua lokasi ?
- Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?
Tentang Hubungan Industrial
- Apakah serikat pekerja ada di organisasi ?
- Apakah persetujuan dan kesepakatan kolektif ada disini ? Kapan kadaluarsanya?
- Berapa banyak demo yang ada setiap tahun ?
- Apakah ada demo yang luar biasa ?
Tentang aspek
hukum tenaga kerja
- Apakah ada proses untuk mengelola isu kesesuaian dengan hukum sesuai yuridiksi yang berlaku?
- Apakah ada proses litigasi ?
- Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua lokasi ?
- Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?
Tentang sistem
informasi dan teknologi SDM
- Bagaimana data sistem informasi SDM diinstalasikan ?
- Seberapa update teknologi sistem informasi ?
- Apakah data dan informasi sudah benar akurat, tepat dan valid ?
- Apakah ada proses review terhadap teknologi informasi SDM secara periodik ?
Tentang
Strategi SDM
- Kepada siapa pimpinan SDM tertinggi melapor?
- Seberapa besar kepedulian top manajemen terhadap isu-isu SDM ?
- Informasi Eksternal
Informasi adalah alat
sentral dari tim audit. Perbandingan-perbandingan luar memberikan kepada tim
audit suatu perspektif terhadapnya aktivitas-aktivitas perusahaan dapat
dinilai.
- Eksperimen-eksperimen
Riset
2.10 LAPORAN AUDIT
Laporan audit merupakan deskripsi
komprehensif aktivitas-aktivitas sumber daya manusia yang meliputi
rekomendasi-rekomendasi untuk prakte-praktek yang efektif dan
rekomendasi-rekomendasi untuk memperbaiki praktek-praktek yang tidak efektif.
1. Laporan untuk
Manajer-manajer Lini
Laporan ini digunakan untuk manajer-manajer
lini meringkas tugas, tujuan, dan tanggung jawab sumber daya manusia mereka
dimana pada PT Jasa Angkasa Semesta laporan manajer-manajer lini ini seperti :
pewawancaraan pelamar, pelatihan karyawan, pengevaluasian kinerja, pemotivasian
para karyawan, dan pemuasan kebutuhan-kebutuhan karyawan.
2. Laporan untuk spesialis
Sumber Daya Manusia
Spesialis yang menangani
kepegawaian, pelatihan, kompensasi, dan aktivitas personalia lainnya juga
memerlukan umpan balik.
3.Laporan untuk Manajer
Sumber Daya Manusia
- Biasanya berisi semua informasi yang diberika kepada manajer lini dan spesialis di dalam departemen sumber daya manusia. Disamping, manajer sumber daya manusia memperoleh umpan balik mengenai :
- Sikap manajer operasi dan karyawan mengenai servis departemen sumber daya manusia
- Telaah tujuan departemen dan organisasinya untuk mencapai tujuan tersebut
- Permasalahan sumber daya manusia dan implikasinya
- Rekomendasi untuk yang membutuhkan perubahan yang dapat dinyatakan dalam prioritas yang dilihat oleh tim audit.
Dengan adanya informasi yang
ada di dalam laporan audit, manajer sumber daya manusia dapat mengambil
pandangan luas mengenai fungsi sumber daya manusia.
laporan audit SDM terdiri dari beberapa bagian yang ditujukan untuk
Manajer lini,manajer SDM, manajer Sumber Daya, yang formatnya terdiri atas :
- Judul
- Daftar Isi
- Ringkasan dan
kesimpulan
- Masalah-masalah
pokok
- Kesimpulan dan
saran
- Tubuh (data,
fakta pandangan dan alasan )
- Sumber data
- Lampiran yang
dianggap penting.
Adapun bentuk laporan audit
dapat dibagi menjadi 2 bagian :
LAPORAN AUDIT BENTUK TABEL
Divisi
: Personalia
Tanggal Audit :
Auditor :
URAIAN TEMUAN
|
BUKTI – BUKTI
|
REFERENSI
|
SKALA KEKRITISAN
|
REKOMENDASI
|
|
|
|
|
|
LAPORAN AUDIT BENTUK NARASI
KASUS LAPORAN AUDIT BENTUK NARASI
Latar Belakang
Pada 11 September 2001 yang lalu, Bali dikejutkan dengan adanya
perbuatan anarki segelintir orang yang mencoba mengacaukan Bali sebagai urat
nadi wisata Indonesia dengna Bom Bali-nya (Bali Blast).
Dari hal tersebut sejumlah perusahaan yang bergerak langsung maupun
tidak langsung dalam industri pariwisata seperti : hotel, restaurant, tour and
Travel, Distributor makanan dan minuman, tidak terkecuali usaha kebandarudaraan
yang dikelola oleh PT (Persero) Angkasa Pura I Bandar Udara Ngurah Rai tuban,
menjadi menurun tingkat aktivitasnya.
Peristiwa ini juga berimbas besar dalam operasional PT Jasa Angkasa
Semesta (JAS) yang merupakan perusahaan Ground Handling yang telah dipercayai
dan ditugasi oleh PT (Persero) Angkasa Pura I Bandar Udara Ngurah Rai dalam hal
pelayanan darat pesawat yang berkaitan dengan penumpang dan bagasi.
Imbas “Bali Blast” tersebut berdampak pada kinerja divisi Sumber Daya
Manusia dalam mengelola karyawannya, telah tercatat sejak tahun 2001 sampai
pertengahan tahun 2004 ini jumlah karyawan PT JAS sebanyak + 300 orang,
dengan semakin menurunnya pemasukan yang diterima perusahaan, maka hal ini
berdampak sangat serius bagi perkembangan dan kinerja karyawan sebagai faktor
operasional perusahaan, permasalahan mulai muncul setahap demi setahap mulai
dari perampingan tenaga kerja, penciutan waktu kerja, dan pengurangan upah /
gaji yang telah diterima karyawan selama ini, berbagai cara dilakukan oleh
Manajemen SDM dalam menyikapi hal tersebut akan tetapi selalu saja tidak
mendapatkan solusi dan tindak lanjut akan keputusan yang didapat, untuk itu
Manajemen SDM perlu kiranya membentuk sebuah tim Audit yang terdiri dari
Manajemen SDM dan konsultan Audit yang berasal dari ekstern perusahaan.
Analisa Kasus
Dalam kaitan kasus ini, maka Manajemen SDM bersama tim Audit melakukan
langkah-langkah Audit untuk mengambil keputusan yang terbaik yang akan
dilakukan manajamen SDM; dengan langkah-langkah sebagai berikut :
- Pengamatan Kegiatan
- Penjelasan Kegiatan yang dirangkum dalam sebuah jurnal
- Peragaan kegiatan, dalam bentuk presentasi kepada Karyawan dan Manajemen SDM pada khususnya
- Telaah Dokumen yang terkait dengan karyawan
- Pemeriksaan karyawan secara teliti
- Pembuktian
- Wawancara
- Survei
Laporan hasil audit adalah
merupakan salah satu tahap paling penting dan akhir dari
suatu pekerjaan audit. Dalam setiap tahap
audit akan selalu terdapat dampak psikologis bagi auditor maupun auditee.
Dampak psikologis dalam tahapan persiapan audit dan pelaksanaan audit dapat
ditanggulangi pada waktu berlangsungnya audit. Tetapi dampak psikologis dari
laporan hasil audit, penanggulangannya akan lebih sulit karena:
a. Waktu audit sudah selesai
b. Laporan merupakan salah satu bentuk
komunikasi tertulis, formal, sehingga auditor tidak
dapat mengetahui reaksi auditee secara
langsung
c. Laporan telah didistribusikan kepada
berbagai pihak sehingga semakin banyak pihak yang
terlibat. Karena laporan hasil audit akan
mempunyai dampak luas, maka diperlukan pengetahuan khusus tentang penyusunan
laporan hasil audit. Pelaporan hasil audit merupakan tahap akhir kegiatan
audit. Selain harus sesuai dengan norma pemeriksaan, penyusunan laporan hasil
audit juga harus mempertimbangkan dampak psikologis, terutama yang bersifat
dampak negatif bagi auditee, pihak ketiga dan pihak lain yang menerima laporan
tersebut.
* contoh Format Laporan
LAPORAN TEMUAN AUDIT SDM / ORGANISASI
KEPADA :
FAKULTAS/JURUSAN :
TANGGAL :
Uraian ketidaksesuaian Bukti-bukti objektif Referensi Skala kekritisan Batas waktu penyelesaian
KEPADA :
FAKULTAS/JURUSAN :
TANGGAL :
Uraian ketidaksesuaian Bukti-bukti objektif Referensi Skala kekritisan Batas waktu penyelesaian
Rekomendasi auditor :
Laporan perbaikan :
Verifikasi oleh auditor :
2.11 Rekomendasi Hasil Audit
rekomendasi hasil audit memuat
temuan atas hasil audit yang dilakukan oleh auditor, temuan-temuan yang
bersifat negative biasanya dibuat dalam bentuk KDT (Kertas Data Temuan) oleh
auditor untuk dijadikan laporan kepada institusi auditor.
Kertas data temuan tersebut,
setelah audit selesai perlu ada tanggapan dari perusahaan yang diaudit,
sehingga penyimpangan-penyimpangan yag ditemukan dapat dijelaskan apa yang
menjadi penyebabnya dan apa upaya dari perusahaan tersebut di masa yang akan
datang, agar penyimpangan-penyimpangan itu tidak terulang kembali.
BAB III
SIMPULAN DAN SARAN
3.1 Simpulan
Audit SDM di laksanakan untuk mencapai tujuan
organisasi secara keseluruhan baik untuk jangka pendek, jangka menengah maupun
jangka panjang. Artinya audit SDM mempunyai misi membantu pimpinan dengan
memberikan masukan informasi signifikan hasil penilaian auditor untuk membantu
mengatasi permasalahan yang tengah dihadapi oleh Departemen. Hasil audit SDM
dapat menjadi masukan berharga untuk referensi dalam membuat keputusan atau
mengambil kebijakan tentang SDM sehingga pengelolaan SDM dapat lebih sesuai
dengan perencanaan organisasi jangka panjang.
3.2
Saran
Dari uraian makalah ini, penyusun
merekomendasikan pentingnya untuk menguasai konsep Audit SDM karena hal
tersebut akan dapat membantu
mengevaluasi kegiatan-kegiatan SDM yang dilakuakan dalam suatu perusahaan. Dan
hasilnya memberikan umpan balik tentang fungsi SDM bagi para manajer
operasional dan departemen SDM. Ini juga mengemukakan seberapa baik para
manajer mengelola tugas-tugas SDM.
DAFTAR PUSTAKA
Rivai, Veithzal.2006.MSDM untuk perusahaan dari teori ke praktek. Jakarta: RajaGrafindo Persada.
Siagian, Sondang
P. 2007. MSDM . Jakarta: Bumi Aksara.
Rohardi, Ahmad. 2002. Pemahaman Praktis MSDM. Bandung: Mandar Maju.
Handoko, T Hani. 2001.Manajemen Personalia dan SDM. Yogyakarta: BPFE.
Hasibuan, Malayu
S.P.2007.MSDM. Ed. Rev. Jakarta: Bumi
aksara.
Majalah Info Bisnis Edisi
106, Tahun ke VII, Februari 2003 sebagai resensi buku Audit SDM dari Willy
Susilo.
0 komentar:
Posting Komentar